グラフに使うデータが、いつも並んで入力されているとは限りません。離れた列のデータを複数選択して、１つのグラフにまとめることもよくあります。セルを一度にドラッグできないときの選択方法をマスターして、どのような配置になっていてもグラフを作成できるようにしましょう。
離れた領域のセルを範囲指定するスキルは、グラフ作成のとき以外にも、たとえば、表の中の一部だけコピーして、別の表を作成するときにも役に立ちます。項目が離れていてもCtrlキーを押しながら範囲選択し1、コピーしてから別の場所に貼り付けると2、選択された項目だけの表となります。
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グラフを作成する目的は、数値だけのデータを誰にでもわかりやすい形にして、視覚的
にわかりやすくすることです。作成したグラフから、レイアウトやデザインを変更したり、
データや軸ラベルなどのグラフ要素を追加したりして、見栄えのよいグラフに編集しましょう。
グラフを選択したときだけに出るタブは、2010では[デザイン][レイアウト][書式]の３つでしたが、2013からは[デザイン]と[書式]の２つになっています。また、2013から｢グラフ書式コントロール]1が利用できるようになりました。これは、グラフの右上にあるボタンから｢グラフ要素｣や｢デザイン｣などを変更できる機能です。タプを切り替えることなくグラフを編集できるようになり、より素早くグラフの書式を整えられます。
Office 2010 Excelには、データを目的に合わせて見やすくする表示するために、棒グラフや円グラフはもちろん、株価チャートやレーダーチャートなど、さまざまな種類のグラフが用意されています。どのグラフでも基本的な作り方は同じです。どのようなグラフでもすばやく作成して、説得力のある資料作りに役立てましよう。
簡単にできそうでできないグラフの１つとして帯グラフ(100％積み上げ横棒グラフ)が上げられます。表を選択して、100％積み上げ横棒グラフを選択すると、項目名ごとのグラフになってしまうことがあります1。このようなときは、[デザイン]タブの[行/列の切り替え]2をクリックして項目の積み上げを行います。
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Excel 2013に新たに加わった｢おすすめグラフ｣は、選択したデータに合ったグラフの候補を瞬時に作成してくれる機能です。｢おすすめグラフ｣を利用して、時間をかけずに見栄えのよいグラフを作成しましよう。
自分の主張したい目的に合わせたグラフを選択するのは意外に難しいものです。どのグラフを使うか迷ったら、ボタンの上にマウスを重ねてヒント1を確認するのも一つの手です。どのようなときに使われるグラフなのか、このグラフを作成するためにどのようなデータが必要かなどが表示されますので、参考にしてみてはいかがでしょう。
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小数点以下の計算には注意が必要です。表示されている数字が｢1.234｣となっていても、実際は小数点以下もある｢1.234.5｣で、桁区切りの書式が設定されて整数部分しか見えていないだけかもしれません。消費税の計算などで合計が合わないときには、小数点以下を表示させてみて確認しましょう。
複雑な数式を確認するときなどに、どのセルがどのセルの値を利用しているのかを視覚的に矢印で表示させる｢数式のトレース｣という機能があります。[数式]タブの[参照元のトレース]1を利用すると、その数式で使われているセルを矢印で表示してくれます。また、同じグループの[数式の検証]2を選択すると、関数の中に関数を使うような複雑な数式でも段階を追って数値にしながら計算を確認できます。
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計算式を使ったセルは、結果だけが表示されているので、見ただけでは入力されたデータなのか、計算式が使われているか区別がつきません。他の人が作ったExcelファイルを引き継いだときは、誤って数式を消したりしないように、まずは数式を表示して、表の入力状況を確認しておきましょう。
どのような計算をしたのか印刷された資料でも示したいときには、結果のすぐ隣のセルに、計算式そのものが表示されていると、式と結果を同時に見ることができて便利です。さまざまな方法がありますが、関数｢＝FORMULATEXT(参照セル)｣を使うと1、元の数式を書き換えたときにも同時に変更されて効率的です。[数式]タブの[関数ライブラリ]の[検索/行列]グループから[FORMULATEXT]を選択し、数式を表示したいセルを指定して、式を表示してみましょう2。
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計算結果に単位などの文字を追加したいときがあります。関数を使って文字列を追加することもできますが、そうすると数値ではなくなり、そのセルの値を使って計算することができなくなってしまいます。後で数値として利用できるように、書式設定を利用して文字を追加する方法を覚えておきましょう。
日付を入力しているセルを選択し、[分類]から[ユーザー定義]を選び1、[種類]欄にキーボードから｢aaa｣と入力すると、｢月｣のように、その日の曜日が1文字で表示されます。｢aaaa｣と入力すると2､｢月曜日｣のように｢曜日｣付きで表示されます。
本操作方法はOffice 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は中古のOffice 2010認証を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。
セルの書式を設定していないと、入力されたデータから自動的に書式が判断されます。
そのため、Ｏから始まる数字を入力しようとすると、自動的に数値だと判断され、最初の
Ｏは表示されません。商品コードのような０から始まる数字を入力するためには、書式を
あらかじめ文字列に設定しておく必要があります。
[セルの書式設定]画面から変更する以外にも、入力する数字の先頭に｢’｣(シングルクォテーションマーク)を入力しても、文字列として書式が設定されます1。数式など｢＝｣から始まる文字列を表示させるときにも利用されます。
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連続するデータをオートフィルで入力できるのは、Excelにあらかじめ設定されている
連続データだけです。その企業独自の製造番号や、支社名など、何度も入力するデータは、
あらかじめ[ユーザー設定リスト]に登録することで、ずっと入力が楽になります。
[ユーザー設定リストの編集]画面では、あらか1．干支や第1四半期、第２四半期～なども登録されています。今まで、一つ一つ手入力していたデータも、ひょつとしたら登録されているかもしれませんので、目を通しておくとよいでしょう。
業務で資料を作成していると、1.2.3…などの連続した数字や、1月１日、1月２日、…
といった連続した日付など、連続したデータを入力することはよくあります。１つずつ入
力するのではなく、セルの右下角(フィルハンドル)をドラッグすれば、簡単に連続デー
タが入力できます。この機能を｢オートフィル｣と呼びます。
最初に入力する２つのデータが、たとえば｢2｣と｢４｣のように、離れた数字が入力されていると、その間隔で連続データが作られます。また、入力してあるデータが１つだけでも、Ctrlキーを押しながらオートフィルを行うことで、連続データを作成できます。また、[ホーム]タプの[フィル]から[連続データを作成]で、大量の連続データを作成することもできます。最初のデータを入力したセルを選択しておいて、方向や増分や最後の値(停止値)を設定すると1、一瞬で連続データが作成できます。
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