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Office 2010に対応-セルの表示はデータが｢書式｣という服を着ている

セルの表示はデータが｢書式｣という服を着ている

Excelのセルは、入力されたデータそのものと、データをどのように表示するかの書式が、１つのセルで組み合わさって１つの値に見えています。そのため、データを消しても書式は残ったままですし、同じデータでも書式を変えることで、さまざまな形に見せることができます。簡単な書式は[ホーム]タブの[数値]グループから変更できますが、より詳細な書式は[セルの書式設定]ダイアログボックスから変更できます。書式を設定して見やすい形に変更しておくことはビジネス資料の原則です。

ユーザー定義について

数値の書式の書き方の基本は｢;｣で区切りながら｢正の数の書式｣：｢負の数の書式｣:｢Oの書式｣；｢文字列の書式｣とそれぞれの書式を定義します。書式の記号で覚えておいたほうがよい
のは｢＃｣と｢O｣。どちらも１桁の数字を表示しますが、｢＃｣は値がなければ表示しないのに対して、｢○｣は必ず表示されるということ。たとえば、｢5.7｣という数字は、｢＃｡＃＃｣の書式だと｢5.7｣ですが、と｢0.00｣では｢5.70｣となります。また、｢＠｣は入力された文字列をそのまま
表示する記号です1.

セルのデータと書式のイメージ図

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Office 2010に対応-Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelの設定は自分の好みで変更できます。例えば、起動直後のシート数は１枚ですが、よく使う数に増やしたり、また、画面左上のクイックアクセスツールバーのボタンには、よく使うコマンドを追加できたりします。ちょっとしたことですが、自分の使いやすい形に設定を変更することで、仕事の能率を上げましょう。

オプションは一通り目を通しておく

[詳細設定]1ではEnterキーを押したときに移動する方向などを設定できます2。パソコンを引き継いだ際などに思わぬ設定になっていて戸惑うことも少なくないでしょう。そんなときに困らないように、オプションは一通り目を通しておくと、いざというときに探しやすくなります。同僚の困ったを素早く設定し直して感謝されることもあるかもしれませんよ。

本操作方法はOffice 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは激安のOffice 2010ライセンス認証を提供し、またOffice 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらに入って詳細をご覧ください。

Office 2010に対応-｢改ページプレビュー｣を使って自在に印刷領域を設定

｢改ページプレビュー｣を使って自在に印刷領域を設定

大きな表や、大量のデータを印刷すると、中途半端な位置でページが途切れてしまい見づらくなってしまう場合があります。例えば、部署ごとの小計行のあとに改ページされていたほうが、そのあとが空白になってしまったとしても、見やすい場合があります。そのようなときは｢改ページプレビュー｣を利用しましよう。改ページプレビューでは、データを見ながら、印刷するときのページに入る領域を設定することができ、大きな表や大量のデータを印刷するときの設定が簡単に行えます。

すべてのページにタイトル行を表示する

大きな表を印刷すると、最初のページにしか行見出しが表示されないため、２ページ目以降の表が見づらくなることがあります。[ページレイアウト]タプの[印刷タイトル]ボタンから、タイトル行1で、行見出しのセル2を選択しておくと、印刷時に、すべてのページに行見出しが表示されます。

操作手順Office 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは最安値のOffice 2010認証を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

 

Office 2010に対応-1行だけ２枚目にはみ出た…1ページに収めたい

1行だけ２枚目にはみ出た…1ページに収めたい

会議の資料などで印刷物を配布するときに、表が2～3行だけ2枚目にはみ出てしまったら、少し縮小してなんとか1ページに収めたいものです。しかし、フォントの大きさや列幅をちょつとずつ変更して表を１ページに収めるのはなかなか面倒です。そのような場合は、「シートを１ページに印刷」する設定を行うと、自動的に印刷範囲を１ページに収めてくれます。ただし、あまりにも多くの行数がはみ出た場合、この設定を行うと、表が小さくなりすぎて見づらくなるので、注意してください。

印刷設定のコツ

Excelは、Wordのようにページを意識して表を作成するようにはできていません。１ページに収めることで文字が小さくなり過ぎて読みづらい表を印刷してしまうと本末転倒です。[すべての列を１ページに印刷]や[すべての行を１ページに印刷]で設定したり、[ページ設定]ダイアログ([ページレイアウト]タプにある[ページ設定]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックして表示)の[ページ]タブの[次のページ数に合わせて印刷]1から複数ページのページ数を設定したりすることで、見やすさを考えた印刷設定を行いましょう。

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