Monthly Archives: 2月 2016

Office 2010に対応-引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

関数の引数として関数を使う方法を関数のネスト(入れ子)と呼びます。消費税の計算で、合計を｢＝ＳＵＭ(引数)｣関数で計算したものに8%を掛けた数式を｢＝ＩＮＴ(引数)｣の引数の中に入れて整数未満切り捨てにする処理を、関数のネストを使って１つの数式で行ってみます。

IF関数のネスト

80以上はＡ、50以上はＢ、それ以外はＣのような複数の条件分岐をさせたいときに、IF関数のネストがよく使われます1。Office Excel 2013では64レベルまでのネストが可能ですが、あまりレベルが多いとかえって計算が複雑になるため、段階をわけて計算するなど、別の方法を考えたほうがよいでしょう。

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Office 2010に対応-単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

見積書を作るときに、商品の番号とその単価の入った表を別に作っておいて、見積書に載せる単価はその表から探して表示するようにしておくと、入力ミスの心配もありません。別の表から値を探して表示させるには検索関数を利用します。検索関数は何種類かありますが，ここでは｢＝VLOOKUP(検索値,範囲，列番号,検索方法)｣関数を利用してみます。

検索の方法とは?

完全一致の場合は｢FALSE｣を指定しますが、｢TRUE｣を指定すると、ある範囲の中から検索させることができます。例えば、料金によって割引率を変更するときのように、Ｏ円～29,999円はO％、30,000円～49,999円だと5%、50,000円以上は10%とするような場合は｢ＴＲＵＥ｣を指定します。検索する表は、１列目にそれぞれの範囲の中で最小の値を昇順に並べる必要があります1．

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Office 2010に対応-条件によって処理を変えるには｢IF｣もしも…

条件によって処理を変えるには｢IF｣もしも…

料金によって割引率を変えたり、基準値以上の場合ぱ合格”の表示をしたりするなど、ある条件によって、計算する式や表示する値を変更したいときには｢＝IF(論理式、真の場合、偽の場合)｣関数を利用します。条件を論理式として記述し、その条件が正しいとき(真の場合)と、正しくなかったとき(偽の場合)の処理をそれぞれ引数として指定します。

値があるときだけ表示させるには

請求書などの複数行の品目のスペースに、計算式を入れておくと、品目のないところにもＯが入ってしまいます。値のあるところだけ計算結果を表示させるには、＝IF（品目のセル＜＞”≒計算式､”” ）1のようにIFを利用して、品目のセルが空白でなければ、計算する、空白であれば、空白が表示されるように計算式を入力しておきます。

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Office 2010に対応-条件に合ったセルの個数をカウントする

条件に合ったセルの個数をカウントする

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顧客リストから住所が東京都の人の人数を数えたり、選択式のアンケートを集計したりするときに便利な関数が｢＝COUNTIF(範囲、検索条件)｣です。この関数は、指定したセルの範囲から検索条件にあったセルの個数を計算してくれます。さらに，複数の条件を指定するときには，｢＝COUNTIFS(範囲1.検索条件1.範囲2.検索条件，…)｣の関数も用意されています。

COUNTIF関数の条件の書き方

COUNTIF関数の検索条件は、検索したい値の入っているセルを指定するほか、｢13｣のように直接数値を入力したり、｢”パソコン”｣と文字列を”で囲んで入力したり、｢＞25｣のように｢25より大きい｣といった条件を指定したりできます。また、ワイルドカードを使ったあいまい検索も行うことができます1．例えば｢*パソコン｣と半角のアスタリスクnを先頭に付けると、｢デスクトップパソコン｣や｢ノートパソコン｣のような｢パソコン｣で終わる文字列がすべて検索されます。

Office 2010に対応-現在の日付と時刻は関数で自動入力

現在の日付と時刻は関数で自動入力

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Office2010Excelには日付や時刻の計算を行う関数もいくつか用意されています。その中でも、よく利用されている関数は、現在の日付を表示させる「＝TODAYA() 」関数と、現在の日付と時刻を表示させる「＝NOW()」関数でしょう。　ビジネス書類に、この関数を入力しておくと、毎回、日時を入力する必要がなく。ファイルを開いたときの日時が自動的に表示され
ます。ただし、一度確定したあとは変更されたくない日付には使えません。

シリアル値とは？

Office2010Excelでは、日付や時刻をシリアル値と呼ばれる連続する数値を使って計算しています。シリアル値とは1990年1月１日のＯ時Ｏ分Ｏ秒を１として、１日増えるごとに1ずつ増えていく数値です。そのため、シリアル値と日時を変換する関数も多数用意されています。
シリアル値は例えば41.790.77のような数値1ですが、日時の書式に変更することで、2014年５月31日18:28 2のような日時表示として表示できます。

 

Office 2010に対応-コードや番号など文字列の一部を取り出す

コードや番号など文字列の一部を取り出す

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支店コードの最初の３文字を取り出したり、～円と単位が入っているセルから単位の文字だけを取り出したりするときには、文字列操作の関数を利用します。左から指定の文字数だけ取り出すには｢＝LEFT(文字列、文字数)｣を，右から指定の文字数だけ取り出すには｢＝RIGHT(文字列,文字数)｣を。指定された位置から指定の文字数を取り出すには｢＝MID(文字列，開始位置，文字数)｣を利用します。

文字列を結合する

別々のセルに書かれている都道府県名と住所を１つのセルに結合したり、氏名の性と名を１つのセルに結合したりするには、｢＝CONCATENATE(文字列1,文字列2.…)｣関数を利用します。それ以外にも、関数ではありませんが、結合の演算子｢＆｣を使って｢＝文字列１＆文字列2｣と、結合したい文字列の間に｢＆｣を入れて結合させることもできます1。

Office 2010に対応-とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

Office 2010日本語版よく使われる関数の､合計｢＝SUM(引数)｣、平均｢＝AVERAGE(引数)｣、数値の個数｢＝COUNT(引数)｣､最大｢＝ＭＡＸ(引数)｣、最小｢＝MIN(引数)｣は、リボンのボタンからすぐに入力できるように｢オートSUM｣と呼ばれるボタンが用意されています。ボタン1つでよく使われる関数を簡単に挿入できます。

オートSUMボタンの引数の範囲指定

オートSUMボタンの便利なところは、引数の範囲も自動的に指定してくれるところです。ただし、指定された範囲が必ずしも正しくなるとは限らないため、必ずEnterJキーを押す前に確認しましょう。間違って指定されているときは、正しい範囲をマウスでドラッグして指定し直しましょう1。

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Office 2010に対応-関数の仕組みをしっかりマスター

関数の仕組みをしっかりマスター

関数は多くの種類がありますが、関数の形はすべて｢＝関数名(引数)｣となっています。関数名に続いて｢引数｣と呼ばれる、計算するのに必要な情報を指定します。引数の数は関数によって違い、引数を必要としないものから、カンマで区切って複数の引数を必要とするものもあります。引数はセル(範囲)を指定する場合と、直接数値や文字列を入力する場合があります。

ダイアログボックスから入力する

目的の関数の探し方①

Office2010Excelには数多くの関数が用意されているため、慣れないうちは目的の関数を見つけることもなかなか困難です。そのようなときは[関数の検索]1に目的を入力して[検索開始]2を押すと、[関数名]3に、入力した単語に関連する候補の関数が現れるので、そこから見つけることができます。

関数を直接入力する

目的の関数の探し方②

Excelでは、関数を探すためにさまざまな方法が用意されています。文字を入力すると、その文字から始まる関数がメニューとして現れる数式オートコンプリートの機能もその一つです。また、[数式]タプの[関数ライブラリ]グループには、最近使用した関数から選択できる[最近使用した関数]ボタン1や、分類別のボタン2が用意されています。

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Office 2010に対応–セルにメモ書きできる｢コメント｣を活用

Office 2010 Pro Plusセルにメモ書きできる｢コメント｣を活用

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セルに値を入力するときに、その詳細がわかるようにしたり、他の人が見たときに、計算の意味がわかるようにしたりするなど、Excelでは指定のセルにコメントを付けることができます。データ入力を頼まれたときに、疑問に思ったセルにコメントを残しておくなど、自分へのちょっとしたメモにも利用できます。

コメントを印刷したい

通常、シートを印刷してもコメントは印刷されません。コメントを含めて印刷したいときには、印刷したいセルを選択して、[校閲]タブの[コメントの表示/非表示]でコメントを表示させます。その後、[ページレイアウト]タブにある[シートのオプション]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックし、[ページ設定]ダイアログを表示させ1、[シート]タプの[コメント]欄を｢画像表示イメージ｣に変更します2。[印刷プレビュー]ボタン3で確認すると，コメントが表示されているのがわかります。