Office 2010 使い方 Archives - 6ページ目 (14ページ中)

Office 2010に対応グラフィカルな分析ツールを活用しよう

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月9日

グラフィカルな分析ツールを活用しよう

ビジネスデータを分析するときに、数値だけを見ていても直感的にわかりづらいものです。 Office2010Excelにはデータの概要を視覚的にわかりやすく見せてくれる分析ツールが用意されています。「データバー」や「カラースケール」、「アイコンセット」を利用すると、数値
の入ったセルの大きさに合わせたバーや色アイコンがセル内に表示されます。また、｢スパークライン｣を挿入すると、セルの中に簡単なグラフを作成できます。本格的なグラフを作成する前に、簡単にデータを確認して、効率的に分析を行いましょう。

データバーでわかりやすく

スパークラインでデータの傾向を確認する

スパークラインツール

スパークラインを挿入したセルを選択すると、リボンに[スパークラインツール]の[デザイン]タプ1が表示されます。このタプからグラフの種類を変更したり2、スタイルを変更したりすることができます3。また、[軸]ボタンから、縦軸の最小値と最大値を[すべてのスパークラインで同じ値]を選択すると4、各行の縦軸の値を揃えることができ、お互いの列の大きさをスパークラインで比較することができます。

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Office 2010に対応ピボットテーブルでカンタン｢クロス｣集計

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月8日

ピボットテーブルでカンタン｢クロス｣集計

複数の項目からなるデータを、いろいろな視点から見たり、分析したりするときに使うツールが｢ピボットテーブル｣です。一般的な使われ方は｢クロス集計｣と呼ばれる、たとえば、売上表を分析するときに、商品別の売上や月別の売上といった１つの項目ごとに売上を見るのではなく、商品別の月ごとの売上のように、２つの項目に同時に着目して分析する方法です。ピボットテーブルを利用すると、マウス操作だけで簡単にクロス集計ができ、それぞれの項目の関連性を分析することができます。
　
　基になるテーブル/表の設定

ピボットテーブルの作成

グループ化する

スライサーとタイムラインで絞り込む

ピボットテーブルを見やすくする

ピボットグラフを挿入

ピボットテーブルの作成に迷ったら(2013のみ)

多くの項目名が含まれているときや慣れないときには、ピボットテーブルは難しそうに見えて、どのように項目を選択してよいか迷うこともあります。そのようなときにはExcel 2013から新しく追加された[挿入]タブの[おすすめピボットテーブル]1を使つてみましょう。データの内容から、自動的にピボットテーブルの候補を作成してくれるので、マウスで選択するだけです2。もちろん、後から修正もできます。

Office 2010に対応-ﾌィルターよりも複雑な条件を設定してみよう

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月7日

ﾌィルターよりも複雑な条件を設定してみよう

フィルターは抽出が簡単にできる便利な機能ですが、単純な条件でしか抽出ができません。複数の項目でOR条件も含まれている場合、たとえば、「支店が広島で商品名が液晶テレビ、または支店が大阪で金額が50万以上｣の抽出のような場合は、｢フィルターオプション｣を利用します。どのような複雑な条件でもこの方法で抽出できるので、しっかりと理解しておきましょう。

抽出条件の書き方ルール

抽出条件の書き方は他の関数でも利用することができるので覚えておくと便利です。まず、行見出しを抽出する表からコピーしておきます。その下の行から抽出条件を記述していきます。途中に空行があるとうまく抽出できませんので注意してください。基本は、同じ行に入力した条件はＡＮＤ条件、行が違うとOR条件となります。例えば、個数が10以上で、支店が広島または東京または博多の場合は1のようになります。

Office 2010に対応ﾌィルターを駆使してデータを抽出しよう　

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月5日

ﾌィルターを駆使してデータを抽出しよう

特定の顧客のデータに注目したり、売り上げが上位５位までの商品を選んで詳細を調査
したりなど、より詳細な分析のためには、特定のデータから目的のデータだけをまず抽出
する必要があります。「抽出フィルター」を利用して、大量のデータからすばやく簡単に抽
出できるスキルを身に付けましょう。

とても便利な日付の抽出

月日の項目を抽出するときにも、数値の抽出と同じように、ある指定の値を基準にした抽出もできますが、それ以外にも、｢来週｣｢今週｣｢先週｣のような今日の日付を基準に抽出をしたり、｢ある月だけ｣や｢今年の初めから今日まで｣のようなさまざまな便利な抽出方法が用意されています1．

Office 2010に対応-並べ替えで重要なのは｢基準｣です

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月3日

並べ替えで重要なのは｢基準｣です

顧客リストを50音順に並べたり、在庫リストで在庫の多い順に並べ替えたり、並べ替えはデータを整理して見やすくするのに役立ちます。テーブルでは、見出し行の｢フィルターボタン｣から任意の列を基準に並べ替えを行うことができます。昇順・降順はもちろん、色やアイコンを基準にした並べ替えも可能です。

昇順･降順の並べ替え

色の並べ替え

基準が複数ある場合の並べ替え

漢字の並べ替えの基準は?

漢字を並べ替えしようとすると同じ漢字なのに順番に並ばなかったり、思うような順番にならなかったりすることがあります。Eｘｃｅｌでは漢字を入力したときのふりがなを記録していて、漢字の並べ替えは、そのふりがなを基準に行われています。ふりがなは[ホーム]タブの[ふりがなの表示/非表示]ボタンから1、調べたり編集したりすることができます。また、[ユーザー設定の並べ替え]ダイアログの[オプション]ボタンから2、[ふりがなを使わない]にチェックを付けると3、ふりがなではなく漢字コードの順番に並べ替えられます。

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Office 2010に対応-3クリックで集計結果を追加完了

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月2日

3クリックで集計結果を追加完了

テーブルでは、その一番下の行に｢集計行｣を表示させることができます。集計行では、自分で関数を入力しなくても、合計や平均などをリストから選択するだけなので簡単です。表をテーブルにしておくと集計結果をすばやく追加でき、業務の効率化につながります。

集計の列を作る

テーブルでは、列にも集計結果を表示させることができます。たとえば一番下面の空白の列を集計の列とする場合、その列のどこか１つのセルに合計などの関数や数式を入力すると、その列のすべてのセルに同じ関数や数式が自動的にコピーされます1。一度入力した数式を編集しても、自動的にその列のすべての数式が修正されるため、大きな表でも簡単に編集が行えます。

Office 2010に対応-テーブルの形式をしっかりマスター

Office 2010 使い方By admin203 2016年3月1日

テーブルの形式をしっかりマスター

Excelの表は、データの管理や分析を簡単に行えるように｢テーブル｣と呼ばれる形式に設定することができます。表をテーブルに設定すると、行が交互に縞模様に変更され区別しやすくなり(縞模様にしないことも可能)、さらに抽出や並べ替え、合計や平均などの集計が簡単に行えるようになります。テーブルの形式を理解することが、ビジネスデータ分析の最初の一歩です。

テーブルのサイズを変更するには

テーブルとして設定した場合、そのテーブルの下または右に隣接しているセルにデータを入力すると、自動的にその行または列がテーブルに含まれ、書式や見出しがつけられます。また、テーブルの右下のセルにあるサイズ変更ハンドルをドラッグしてもテーブルのサイズを変更できます1。
また、[デザイン]タブの[テーブルのサイズ変更]からでもサイズの変更ができます。

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Office 2010に対応-引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

Office 2010 使い方By admin203 2016年2月29日

引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

関数の引数として関数を使う方法を関数のネスト(入れ子)と呼びます。消費税の計算で、合計を｢＝ＳＵＭ(引数)｣関数で計算したものに8%を掛けた数式を｢＝ＩＮＴ(引数)｣の引数の中に入れて整数未満切り捨てにする処理を、関数のネストを使って１つの数式で行ってみます。

IF関数のネスト

80以上はＡ、50以上はＢ、それ以外はＣのような複数の条件分岐をさせたいときに、IF関数のネストがよく使われます1。Office Excel 2013では64レベルまでのネストが可能ですが、あまりレベルが多いとかえって計算が複雑になるため、段階をわけて計算するなど、別の方法を考えたほうがよいでしょう。

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Office 2010に対応-単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

Office 2010 使い方By admin203 2016年2月27日

単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

見積書を作るときに、商品の番号とその単価の入った表を別に作っておいて、見積書に載せる単価はその表から探して表示するようにしておくと、入力ミスの心配もありません。別の表から値を探して表示させるには検索関数を利用します。検索関数は何種類かありますが，ここでは｢＝VLOOKUP(検索値,範囲，列番号,検索方法)｣関数を利用してみます。

検索の方法とは?

完全一致の場合は｢FALSE｣を指定しますが、｢TRUE｣を指定すると、ある範囲の中から検索させることができます。例えば、料金によって割引率を変更するときのように、Ｏ円～29,999円はO％、30,000円～49,999円だと5%、50,000円以上は10%とするような場合は｢ＴＲＵＥ｣を指定します。検索する表は、１列目にそれぞれの範囲の中で最小の値を昇順に並べる必要があります1．

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Office 2010に対応-条件によって処理を変えるには｢IF｣もしも…

Office 2010 使い方By admin203 2016年2月26日

条件によって処理を変えるには｢IF｣もしも…

料金によって割引率を変えたり、基準値以上の場合ぱ合格”の表示をしたりするなど、ある条件によって、計算する式や表示する値を変更したいときには｢＝IF(論理式、真の場合、偽の場合)｣関数を利用します。条件を論理式として記述し、その条件が正しいとき(真の場合)と、正しくなかったとき(偽の場合)の処理をそれぞれ引数として指定します。

値があるときだけ表示させるには

請求書などの複数行の品目のスペースに、計算式を入れておくと、品目のないところにもＯが入ってしまいます。値のあるところだけ計算結果を表示させるには、＝IF（品目のセル＜＞”≒計算式､”” ）1のようにIFを利用して、品目のセルが空白でなければ、計算する、空白であれば、空白が表示されるように計算式を入力しておきます。

操作手順Microsoft Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。このサイトは激安のOffice 2010日本語版を提供し、またMS Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらに入って詳細をご覧ください。

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