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Office 2010に対応-条件に合ったセルの個数をカウントする

条件に合ったセルの個数をカウントする

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顧客リストから住所が東京都の人の人数を数えたり、選択式のアンケートを集計したりするときに便利な関数が｢＝COUNTIF(範囲、検索条件)｣です。この関数は、指定したセルの範囲から検索条件にあったセルの個数を計算してくれます。さらに，複数の条件を指定するときには，｢＝COUNTIFS(範囲1.検索条件1.範囲2.検索条件，…)｣の関数も用意されています。

COUNTIF関数の条件の書き方

COUNTIF関数の検索条件は、検索したい値の入っているセルを指定するほか、｢13｣のように直接数値を入力したり、｢”パソコン”｣と文字列を”で囲んで入力したり、｢＞25｣のように｢25より大きい｣といった条件を指定したりできます。また、ワイルドカードを使ったあいまい検索も行うことができます1．例えば｢*パソコン｣と半角のアスタリスクnを先頭に付けると、｢デスクトップパソコン｣や｢ノートパソコン｣のような｢パソコン｣で終わる文字列がすべて検索されます。

Office 2010に対応-現在の日付と時刻は関数で自動入力

現在の日付と時刻は関数で自動入力

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Office2010Excelには日付や時刻の計算を行う関数もいくつか用意されています。その中でも、よく利用されている関数は、現在の日付を表示させる「＝TODAYA() 」関数と、現在の日付と時刻を表示させる「＝NOW()」関数でしょう。　ビジネス書類に、この関数を入力しておくと、毎回、日時を入力する必要がなく。ファイルを開いたときの日時が自動的に表示され
ます。ただし、一度確定したあとは変更されたくない日付には使えません。

シリアル値とは？

Office2010Excelでは、日付や時刻をシリアル値と呼ばれる連続する数値を使って計算しています。シリアル値とは1990年1月１日のＯ時Ｏ分Ｏ秒を１として、１日増えるごとに1ずつ増えていく数値です。そのため、シリアル値と日時を変換する関数も多数用意されています。
シリアル値は例えば41.790.77のような数値1ですが、日時の書式に変更することで、2014年５月31日18:28 2のような日時表示として表示できます。

 

Office 2010に対応-コードや番号など文字列の一部を取り出す

コードや番号など文字列の一部を取り出す

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支店コードの最初の３文字を取り出したり、～円と単位が入っているセルから単位の文字だけを取り出したりするときには、文字列操作の関数を利用します。左から指定の文字数だけ取り出すには｢＝LEFT(文字列、文字数)｣を，右から指定の文字数だけ取り出すには｢＝RIGHT(文字列,文字数)｣を。指定された位置から指定の文字数を取り出すには｢＝MID(文字列，開始位置，文字数)｣を利用します。

文字列を結合する

別々のセルに書かれている都道府県名と住所を１つのセルに結合したり、氏名の性と名を１つのセルに結合したりするには、｢＝CONCATENATE(文字列1,文字列2.…)｣関数を利用します。それ以外にも、関数ではありませんが、結合の演算子｢＆｣を使って｢＝文字列１＆文字列2｣と、結合したい文字列の間に｢＆｣を入れて結合させることもできます1。

Office 2010に対応-とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

Office 2010日本語版よく使われる関数の､合計｢＝SUM(引数)｣、平均｢＝AVERAGE(引数)｣、数値の個数｢＝COUNT(引数)｣､最大｢＝ＭＡＸ(引数)｣、最小｢＝MIN(引数)｣は、リボンのボタンからすぐに入力できるように｢オートSUM｣と呼ばれるボタンが用意されています。ボタン1つでよく使われる関数を簡単に挿入できます。

オートSUMボタンの引数の範囲指定

オートSUMボタンの便利なところは、引数の範囲も自動的に指定してくれるところです。ただし、指定された範囲が必ずしも正しくなるとは限らないため、必ずEnterJキーを押す前に確認しましょう。間違って指定されているときは、正しい範囲をマウスでドラッグして指定し直しましょう1。

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Office 2010に対応-関数の仕組みをしっかりマスター

関数の仕組みをしっかりマスター

関数は多くの種類がありますが、関数の形はすべて｢＝関数名(引数)｣となっています。関数名に続いて｢引数｣と呼ばれる、計算するのに必要な情報を指定します。引数の数は関数によって違い、引数を必要としないものから、カンマで区切って複数の引数を必要とするものもあります。引数はセル(範囲)を指定する場合と、直接数値や文字列を入力する場合があります。

ダイアログボックスから入力する

目的の関数の探し方①

Office2010Excelには数多くの関数が用意されているため、慣れないうちは目的の関数を見つけることもなかなか困難です。そのようなときは[関数の検索]1に目的を入力して[検索開始]2を押すと、[関数名]3に、入力した単語に関連する候補の関数が現れるので、そこから見つけることができます。

関数を直接入力する

目的の関数の探し方②

Excelでは、関数を探すためにさまざまな方法が用意されています。文字を入力すると、その文字から始まる関数がメニューとして現れる数式オートコンプリートの機能もその一つです。また、[数式]タプの[関数ライブラリ]グループには、最近使用した関数から選択できる[最近使用した関数]ボタン1や、分類別のボタン2が用意されています。

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Office 2010に対応–セルにメモ書きできる｢コメント｣を活用

Office 2010 Pro Plusセルにメモ書きできる｢コメント｣を活用

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セルに値を入力するときに、その詳細がわかるようにしたり、他の人が見たときに、計算の意味がわかるようにしたりするなど、Excelでは指定のセルにコメントを付けることができます。データ入力を頼まれたときに、疑問に思ったセルにコメントを残しておくなど、自分へのちょっとしたメモにも利用できます。

コメントを印刷したい

通常、シートを印刷してもコメントは印刷されません。コメントを含めて印刷したいときには、印刷したいセルを選択して、[校閲]タブの[コメントの表示/非表示]でコメントを表示させます。その後、[ページレイアウト]タブにある[シートのオプション]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックし、[ページ設定]ダイアログを表示させ1、[シート]タプの[コメント]欄を｢画像表示イメージ｣に変更します2。[印刷プレビュー]ボタン3で確認すると，コメントが表示されているのがわかります。

 

Office 2010に対応-｢○○以上のセルだけ赤に｣できる条件付き書式を使いこなせ!

｢○○以上のセルだけ赤に｣できる条件付き書式を使いこなせ!

例えば、支店別の営業成績の中である成績よりも上のセルだけを赤い文字にするなど、｢条件付き書式｣を利用して、複数のセルの中から条件にあてはまるセルだけ書式を自動的に変更させて目立たせることができます。あらかじめ用意されている条件以外にも、自由に新しいルールを設定することもできます。

2より大きいセルだけを赤くする

データのあるセルだけ色を付ける

条件付き書式設定のほうが手動の設定より優先

条件付き書式設定と手動の書式設定の両方の設定を同じセルに行うと、条件付き書式設定のほうが優先されます。そのため、たとえば、条件付き書式設定で塗りつぶしの色が設定してある場合、[塗りつぶしの色]ボタンでは変更できません。どうしても手動では変更できない書式がある場合は、[条件付き書式]1から[ルールの管理]を確認してみましょう2。

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Office 2010に対応-ブックの構成を変えられないように保護しよう

ブックの構成を変えられないように保護しよう

１つのブック(ファイル)に、目的別の複数のシートを用意して利用しているときに、そ
のシートの順序の変更や、追加、削除などのシートの操作を制限することができます。必
要なデータの入ったシートを削除されないように、また、順番に並んでいるシートを自由
に変更されないように、ブックの構成を保護しましよう。

ファイルそのものにパスワードをかける

Office 2010 Excelのファイルを開くときにパスワードを知らないと開くことができないように保護することもできます。[名前を付けて保存]ダイアログで、保存する前に、[保存]ボタンの左横の[ツール]をクリックして1、[全般オプション]を選択します。[読み取りパスワード]を設定すると2、Office 2010Excelファイルを開くときにパスワードが要求されます。

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Office 2010に対応-セルを書き換えられないようにしっかりと保護

セルを書き換えられないようにしっかりと保護

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決められた書式の見積書や領収書などでは、決まった見出しや項目、変更しない定価などのデータ、消費税の計算や合計などの計算式は変更できないようにしておき、入力するデータだけ誰でも自由に入力できるようにしておくとミスも減ります。１つのシートの中に保護するセルと変更できるセルを組み合わせて設定するときには、保護しないセルのロックを解除したあと、シートを保護します。

特定の人だけ修正できるようにするには

たとえば、給与計算のシートなどで、時給のセルは経理部が、実働時間のセルは人事部がというように、部署ごとに変更できるセルの範囲を変えたいということがあります。そのようなときには、[校閲]タブの[範囲の編集を許可]1で表示されるダイアログから[新規]ボタンをクリックして、セルの範囲とその範囲のパスワードを設定して2、[シートの保護]を選択します。設定した範囲のセルは、その範囲のパスワードがわからないと変更できないようになります。

Office 2010に対応-同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

月ごとの会計処理をシートごとにわけて作成してあるときには、違うシートにある別の月の品目やデータを参照しながら、今月のシートに入力したり、修正したりしたいことがあります。シートを切り替えながら確認もできますが、そのようなときは、もう一つ同じファイルを開いて、そこに別のシートを表示させることで、同時に別のシートを見ながら操作をすることができます。

並べたシートを同時にスクロール

同じ形式の２つのシートを見比べるときには、２つのシートを同時にスクロールさせて、見えている範囲を同じにすると効率的です。２つのファイルを開いておき、[表示]タプの[並べて比較]ボタンをクリックすると、[同時にスクロール]もクリックされます1。同時に開いているファイルが上下に並んで表示され、どちらかをスクロールさせると、もう一つも同じようにスクロールします。同じファイルでなくても構いませんし、３つ以上のファイルが開いているときには、どのファイルと比較するのか確認のダイアログボックスが表示されます。

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