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Office 2010に対応-ファイルを引き継いだときには数式確認が必須

ファイルを引き継いだときには数式確認が必須

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計算式を使ったセルは、結果だけが表示されているので、見ただけでは入力されたデータなのか、計算式が使われているか区別がつきません。他の人が作ったExcelファイルを引き継いだときは、誤って数式を消したりしないように、まずは数式を表示して、表の入力状況を確認しておきましょう。

数式と値を同時に表示させるには

どのような計算をしたのか印刷された資料でも示したいときには、結果のすぐ隣のセルに、計算式そのものが表示されていると、式と結果を同時に見ることができて便利です。さまざまな方法がありますが、関数｢＝FORMULATEXT(参照セル)｣を使うと1、元の数式を書き換えたときにも同時に変更されて効率的です。[数式]タブの[関数ライブラリ]の[検索/行列]グループから[FORMULATEXT]を選択し、数式を表示したいセルを指定して、式を表示してみましょう2。

 

数値のままで単位を追加したい

数値のままで単位を追加したい

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計算結果に単位などの文字を追加したいときがあります。関数を使って文字列を追加することもできますが、そうすると数値ではなくなり、そのセルの値を使って計算することができなくなってしまいます。後で数値として利用できるように、書式設定を利用して文字を追加する方法を覚えておきましょう。

曜日の表示にする

日付を入力しているセルを選択し、[分類]から[ユーザー定義]を選び1、[種類]欄にキーボードから｢aaa｣と入力すると、｢月｣のように、その日の曜日が1文字で表示されます。｢aaaa｣と入力すると2､｢月曜日｣のように｢曜日｣付きで表示されます。

Office 2010に対応-商品コードなどの○から始まる文字列を入力する

商品コードなどの○から始まる文字列を入力する

本操作方法はOffice 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は中古のOffice 2010認証を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

セルの書式を設定していないと、入力されたデータから自動的に書式が判断されます。
そのため、Ｏから始まる数字を入力しようとすると、自動的に数値だと判断され、最初の
Ｏは表示されません。商品コードのような０から始まる数字を入力するためには、書式を
あらかじめ文字列に設定しておく必要があります。

数値の書式を文字列に設定する方法

[セルの書式設定]画面から変更する以外にも、入力する数字の先頭に｢’｣(シングルクォテーションマーク)を入力しても、文字列として書式が設定されます1。数式など｢＝｣から始まる文字列を表示させるときにも利用されます。

 

Office 2010に対応-支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには

支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには

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連続するデータをオートフィルで入力できるのは、Excelにあらかじめ設定されている
連続データだけです。その企業独自の製造番号や、支社名など、何度も入力するデータは、
あらかじめ[ユーザー設定リスト]に登録することで、ずっと入力が楽になります。

設定されている連続データを確認しよう

[ユーザー設定リストの編集]画面では、あらか1．干支や第1四半期、第２四半期～なども登録されています。今まで、一つ一つ手入力していたデータも、ひょつとしたら登録されているかもしれませんので、目を通しておくとよいでしょう。

 

Office 2010に対応-簡単に連続データを入力したい

簡単に連続データを入力したい

業務で資料を作成していると、1.2.3…などの連続した数字や、1月１日、1月２日、…
といった連続した日付など、連続したデータを入力することはよくあります。１つずつ入
力するのではなく、セルの右下角(フィルハンドル)をドラッグすれば、簡単に連続デー
タが入力できます。この機能を｢オートフィル｣と呼びます。

大量の連続データを作成するには

最初に入力する２つのデータが、たとえば｢2｣と｢４｣のように、離れた数字が入力されていると、その間隔で連続データが作られます。また、入力してあるデータが１つだけでも、Ctrlキーを押しながらオートフィルを行うことで、連続データを作成できます。また、[ホーム]タプの[フィル]から[連続データを作成]で、大量の連続データを作成することもできます。最初のデータを入力したセルを選択しておいて、方向や増分や最後の値(停止値)を設定すると1、一瞬で連続データが作成できます。

操作手順MS Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は中古のOffice 2010日本語版を提供し、またOffice 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

Office 2010に対応-セルの表示はデータが｢書式｣という服を着ている

セルの表示はデータが｢書式｣という服を着ている

Excelのセルは、入力されたデータそのものと、データをどのように表示するかの書式が、１つのセルで組み合わさって１つの値に見えています。そのため、データを消しても書式は残ったままですし、同じデータでも書式を変えることで、さまざまな形に見せることができます。簡単な書式は[ホーム]タブの[数値]グループから変更できますが、より詳細な書式は[セルの書式設定]ダイアログボックスから変更できます。書式を設定して見やすい形に変更しておくことはビジネス資料の原則です。

ユーザー定義について

数値の書式の書き方の基本は｢;｣で区切りながら｢正の数の書式｣：｢負の数の書式｣:｢Oの書式｣；｢文字列の書式｣とそれぞれの書式を定義します。書式の記号で覚えておいたほうがよい
のは｢＃｣と｢O｣。どちらも１桁の数字を表示しますが、｢＃｣は値がなければ表示しないのに対して、｢○｣は必ず表示されるということ。たとえば、｢5.7｣という数字は、｢＃｡＃＃｣の書式だと｢5.7｣ですが、と｢0.00｣では｢5.70｣となります。また、｢＠｣は入力された文字列をそのまま
表示する記号です1.

セルのデータと書式のイメージ図

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Office 2010に対応-Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelの設定は自分の好みで変更できます。例えば、起動直後のシート数は１枚ですが、よく使う数に増やしたり、また、画面左上のクイックアクセスツールバーのボタンには、よく使うコマンドを追加できたりします。ちょっとしたことですが、自分の使いやすい形に設定を変更することで、仕事の能率を上げましょう。

オプションは一通り目を通しておく

[詳細設定]1ではEnterキーを押したときに移動する方向などを設定できます2。パソコンを引き継いだ際などに思わぬ設定になっていて戸惑うことも少なくないでしょう。そんなときに困らないように、オプションは一通り目を通しておくと、いざというときに探しやすくなります。同僚の困ったを素早く設定し直して感謝されることもあるかもしれませんよ。

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Office 2010に対応-｢改ページプレビュー｣を使って自在に印刷領域を設定

｢改ページプレビュー｣を使って自在に印刷領域を設定

大きな表や、大量のデータを印刷すると、中途半端な位置でページが途切れてしまい見づらくなってしまう場合があります。例えば、部署ごとの小計行のあとに改ページされていたほうが、そのあとが空白になってしまったとしても、見やすい場合があります。そのようなときは｢改ページプレビュー｣を利用しましよう。改ページプレビューでは、データを見ながら、印刷するときのページに入る領域を設定することができ、大きな表や大量のデータを印刷するときの設定が簡単に行えます。

すべてのページにタイトル行を表示する

大きな表を印刷すると、最初のページにしか行見出しが表示されないため、２ページ目以降の表が見づらくなることがあります。[ページレイアウト]タプの[印刷タイトル]ボタンから、タイトル行1で、行見出しのセル2を選択しておくと、印刷時に、すべてのページに行見出しが表示されます。

操作手順Office 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは最安値のOffice 2010認証を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

 

Office 2010に対応-1行だけ２枚目にはみ出た…1ページに収めたい

1行だけ２枚目にはみ出た…1ページに収めたい

会議の資料などで印刷物を配布するときに、表が2～3行だけ2枚目にはみ出てしまったら、少し縮小してなんとか1ページに収めたいものです。しかし、フォントの大きさや列幅をちょつとずつ変更して表を１ページに収めるのはなかなか面倒です。そのような場合は、「シートを１ページに印刷」する設定を行うと、自動的に印刷範囲を１ページに収めてくれます。ただし、あまりにも多くの行数がはみ出た場合、この設定を行うと、表が小さくなりすぎて見づらくなるので、注意してください。

印刷設定のコツ

Excelは、Wordのようにページを意識して表を作成するようにはできていません。１ページに収めることで文字が小さくなり過ぎて読みづらい表を印刷してしまうと本末転倒です。[すべての列を１ページに印刷]や[すべての行を１ページに印刷]で設定したり、[ページ設定]ダイアログ([ページレイアウト]タプにある[ページ設定]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックして表示)の[ページ]タブの[次のページ数に合わせて印刷]1から複数ページのページ数を設定したりすることで、見やすさを考えた印刷設定を行いましょう。

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