Office 2010に対応-同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

月ごとの会計処理をシートごとにわけて作成してあるときには、違うシートにある別の月の品目やデータを参照しながら、今月のシートに入力したり、修正したりしたいことがあります。シートを切り替えながら確認もできますが、そのようなときは、もう一つ同じファイルを開いて、そこに別のシートを表示させることで、同時に別のシートを見ながら操作をすることができます。

同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

並べたシートを同時にスクロール

同じ形式の2つのシートを見比べるときには、2つのシートを同時にスクロールさせて、見えている範囲を同じにすると効率的です。2つのファイルを開いておき、[表示]タプの[並べて比較]ボタンをクリックすると、[同時にスクロール]もクリックされます1。同時に開いているファイルが上下に並んで表示され、どちらかをスクロールさせると、もう一つも同じようにスクロールします。同じファイルでなくても構いませんし、3つ以上のファイルが開いているときには、どのファイルと比較するのか確認のダイアログボックスが表示されます。

並べたシートを同時にスクロール

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Office 2010に対応- Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

Office 2010 Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

勝手にデータを変更したり、消されたりされると困るシートは、他の人に操作されないようにシートを保護できます。パスワードを設定することもできますが、単純なミスで大切なデータが消えないように、パスワードなしの保護も使われます。逆に、修正を頼まれたのに、書き換えることができないシートは、シートの保護を確認してみましよう。

Office 2010 Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

パスワードがわからないときは

シートの保護は便利な機能ですが、前任者から引き継いだシートが保護されていて、パスワードがわからずに困っているという話もよく聞きます。保護されているシートで範囲選択が許可されていれば、必要なセルを選択し、コピーして、まったく別の新しいシートを用意して貼り付けるという方法で、編集できるシートにすることができます。

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Office 2010に対応-シートをまたがっても計算できる

シートをまたがっても計算できる

データが複数のシートにあるときにも、1つのシートの中で計算するのと同じように、シートを選択した後、目的のセルを選択することで、計算式に利用できます。シートをまたがって計算したときには、セル番地の指定が「’シート名’!セル番地」と、シート名が入った形で表示されます。

シートをまたがっても計算できる

同じ位置のセルをすべて足し合わせる

何十シートもあるような計算、例えば、シート別になっている20店舗の売上を、すべて足し合わせるといった場合には、シートを変えながら、1つ1つ選択することは困難です。計算するセルが、すべてのシートの同じ位置にあれば、串刺し計算が利用できます。まず、合計を計算したいセルで[ホーム]タプの[オートSUM]ボタンをクリックし、計算に使う最初のシートのセルを選択します。その後、shiftキーを押しながら、最後のシート見出しをクリックし、最後に、Ctrlキーを押しながらEnterキーを押して確定させます1。

同じ位置のセルをすべて足し合わせる

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Office 2010に対応-シートをまとめて処理するには

シートをまとめて処理するには

業務でExcelを使うときには、「東京支店」「大阪支店」・・・のように各支店の売り上げデータをシートごとにまとめたり、「1月」「2月」・・・と月ごとのスケジュールを設定したりと、複数のシートを同じ形式で利用することがあります。同じ形式のシートは、あらかじめ複数選択して、まとめて入力すれば、作業時間を減らせるだけでなく、単純なミスもなくなります。複数選択されたシートは「作業グループ」と呼ばれます。

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複数シートの選択と解除の方法

すべてのシートを作業グループにするには、シートの見出しを右クリックして、[すべてのシートを選択]を選択します1。また、連続するシートを作業グループにするには、1つ目のシートをクリックした後、最後のシートをshiftロキーを押しながらクリックすると、その間のシートがすべて作業グループとなります。
作業グループを解除するには、すべてのシートが作業シートになっている場合は、シートの見出しを右クリックして、[作業グループを解除]を選択するか、見えているシート以外のシートの見出しをクリックします。作業グループ以外のシートがあればそのシートの見出しをクリックしても解除されます。

複数シートの選択と解除の方法

Office 2010に対応-表の一部を固定して見出しを常に表示したい

表の一部を固定して見出しを常に表示したい

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行や列がたくさんある大きな表を利用していると、だんだんと下や右にスクロールしてしまい、一番上の行や左の列にある項目名が見えなくなることがあります。そのようなときには、[ウィンドウ枠の固定]で表の一部を固定することで、大きな表でも、どの項目のデータなのか確実にわかります。

表の一部を固定して見出しを常に表示したい

ウィンドウ枠を分割する

表の固定と同じような操作に、ウィンドウ枠の分割があります。[表示]タブの[分割]ボタン1から、上下に2つ、左右に2つ、または上下左右に4つに分割することができ、それぞれ、個別にスクロールさせることができます。大きな表でも、場所の離れたセルを同時に表示させることができます。

ウィンドウ枠を分割する

 

Office 2010に対応-他人に入力させる場合には「入力規則」でミス防止

他人に入力させる場合には「入力規則」でミス防止

表計算では、入力されたデータを基にしているため、1つの入力ミスで、その結果が大きく変更することもあります。入力規則を設定すると、あきらかにおかしいデータを工ラーとして表示することができ、単純な入力ミスや、他の人が勘違いして間違ったデータを入力することも防げます。

他人に入力させる場合には「入力規則」でミス防止

入力違反があったときには

[データの入力規則]画面の[エラーメッセージ]タブから、入力違反があったときの警告ダイアログボックスを設定できます。どうしてそのデータが入力できないのかの理由を表示させることで、訂正しやすくなります。

入力違反があったときには

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Office 2010に対応-種類や単位が違うグラフを1つにまとめる“2種類同居グラブ

種類や単位が違うグラフを1つにまとめる“2種類同居グラブ

一つのグラフの中に、数量と価格のように、種類や単位が違うグラフを同時に表したグラフを「複合グラフ」と呼びます。複合グラフは関連するデータを同時に見せることで、データ同士の関連をよりわかりやすく表示できます。

種類や単位が違うグラフを1つにまとめる“2種類同居グラブ

後から複合グラフにするには

Office 2010では、1種類のグラフしか作成できないので、後から複合グラフにします。変更したいグラフ項目の上で右クリックして1、[系列グラフの種類の変更]2からグラフを変更し、もう一度、右クリックから[系列のオプション]を選択して、グラフの目盛りを2軸に設定します。

後から複合グラフにするには

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Office 2010に対応-離れた領域からグラフを作るには

離れた領域からグラフを作るには

グラフに使うデータが、いつも並んで入力されているとは限りません。離れた列のデータを複数選択して、1つのグラフにまとめることもよくあります。セルを一度にドラッグできないときの選択方法をマスターして、どのような配置になっていてもグラフを作成できるようにしましょう。

離れた領域からグラフを作るには

コピーするときにも利用できる

離れた領域のセルを範囲指定するスキルは、グラフ作成のとき以外にも、たとえば、表の中の一部だけコピーして、別の表を作成するときにも役に立ちます。項目が離れていてもCtrlキーを押しながら範囲選択し1、コピーしてから別の場所に貼り付けると2、選択された項目だけの表となります。

コピーするときにも利用できる

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Office 2010に対応-グラフを編集するには3つのタブが鍵となる

グラフを編集するには3つのタブが鍵となる

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グラフを作成する目的は、数値だけのデータを誰にでもわかりやすい形にして、視覚的
にわかりやすくすることです。作成したグラフから、レイアウトやデザインを変更したり、
データや軸ラベルなどのグラフ要素を追加したりして、見栄えのよいグラフに編集しましょう。

グラフを編集するには3つのタブが鍵となる

新機能!グラフ書式コントロール

グラフを選択したときだけに出るタブは、2010では[デザイン][レイアウト][書式]の3つでしたが、2013からは[デザイン]と[書式]の2つになっています。また、2013から「グラフ書式コントロール]1が利用できるようになりました。これは、グラフの右上にあるボタンから「グラフ要素」や「デザイン」などを変更できる機能です。タプを切り替えることなくグラフを編集できるようになり、より素早くグラフの書式を整えられます。

新機能!グラフ書式コントロール

 

Office 2010に対応-目的別にいろいろなグラフを作つてみよう

目的別にいろいろなグラフを作つてみよう

Office 2010 Excelには、データを目的に合わせて見やすくする表示するために、棒グラフや円グラフはもちろん、株価チャートやレーダーチャートなど、さまざまな種類のグラフが用意されています。どのグラフでも基本的な作り方は同じです。どのようなグラフでもすばやく作成して、説得力のある資料作りに役立てましよう。

目的別にいろいろなグラフを作つてみよう

帯グラフを作るには

簡単にできそうでできないグラフの1つとして帯グラフ(100%積み上げ横棒グラフ)が上げられます。表を選択して、100%積み上げ横棒グラフを選択すると、項目名ごとのグラフになってしまうことがあります1。このようなときは、[デザイン]タブの[行/列の切り替え]2をクリックして項目の積み上げを行います。

帯グラフを作るには

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