Monthly Archives: 3月 2016

Office 2010に対応-スペルチェックを使えば恥ずかしい凡ミスは防げます

スペルチェックを使えば恥ずかしい凡ミスは防げます

英単語の単純なスベルミスは｢スペルチェック｣機能で正しいスペルに修正することができます。また、スベルミスではないオリジナルの英語表記(社名や商品名など)は、スベルミスとしてチェックされないように辞書に追加できます。操作は、作成された文書全体のスペルミスを後からまとめてチェックする方法と、スベルミスとしてアンダーラインが指定された箇所をその都度チェックしていく方法の２種類があります。

一単語ごとにスペルチェックを行う方法

PowerPointだけに限らずOffice2010アプリケーションでは、スベルミスは自動的にチェックしているため、スベルミス箇所は赤い波線が表示されます。該当箇所を右クリックすると1、候補が表示され、一覧から選択するだけで正しいスペルに修正できます。［辞書に追加］を選択すると、スベルミスの対象から外すことができます2。

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Office 2010に対応-行頭記号の種類を変えられますか?

行頭記号の種類を変えられますか?

プレースホルダーを使って文字を入力した場合、行頭に自動的に記号がつきます。これは、既定で｢箇条書き｣の機能が自動設定されているからです。この箇条書きの行頭記号の種類を変えたり、｢段落番号｣に変更したりすることができます。｢箇条書き｣と｢行頭記号｣は仕組みを理解して活用すれば、自分で記号や番号を入力するよりもはるかに便利です。

｢段落番号｣の使いこなしでナンバリングも楽々

箇条書きは、行頭を記号で設定する場合と、ナンバリングをする場合があります。[ホーム]タプの[段落番号]の右の▼から、さまざまなナンバリング方法を選択することができます。[箇条書きと段落番号]を選択すると、ダイアログボックスが表示され、種類などの変更やサイズ、色なども変更できます1．

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Office 2010に対応文字の書式をまとめて変えるワザ

文字の書式をまとめて変えるワザ

PowerPointで作成するスライドの文字は、読みやすく、インパクトのある編集を行うことが大切です。文字書式の機能は、[フォント]グループのボタンや、ミニツールバーを使って操作します。ただ、編集する際は、特定の文字だけなのか、プレースホルダー全体の文字書式を変更するのか、操作対象を素早く選択できるかといったことも大切です。効率よく編集するテクニックを習得しましよう。

ミニツールバーを活用しよう

文字やプレースホルダーを選択すると、すぐ近くに｢ミニツールバー｣が表示されます1．フォントグループの主要な機能が集まっており、かしこく利用すると操作の効率化が可能です。

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Office 2010に対応-｢プレースホルダー｣を活用して書式を自由自在!

｢プレースホルダー｣を活用して書式を自由自在!

｢プレースホルダー｣とは、スライド内にあらかじめ用意されている文字やオブジェクト
の入力枠です。通常は｢タイトルを入力｣や｢テキストを入力｣と表示されており、あらかじ
め設定されている書式で文字を入力するために使用します。
プレースホルダーを活用するメリットは、すべてのスライドのタイトルやテキストの書
式をマスター機能で一括編集できる点にあります。

文字の自動調整機能に注意!

入力した文字がプレースホルダーに収まらなくなると、自動的に文字サイズや行間を調整する｢自動調整｣機能が働きます。このボタンが表示されたら、自動調整が行われた印です1。
意図しない文字サイズの調整が行われてしまうため、自動調整をしたくない場合はボタンをクリックし、にのプレースホルダーの自動調整をしない]を選択します2。

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Office 2010に対応スライドを追加したり削除したり

スライドを追加したり削除したり

スライドを編集する中で、スライドの追加や削除は初歩的なスキルです。操作は、単純
に一枚追加する方法や、レイアウトを選択して追加する方法があります。また、スライド
の追加や削除は、［スライド一覧表示］からも行えます。

[スライド]タプで Enterキーを使ってスライドを追加

複数のスライドの途中にスライドを追加する場合は、[スライド]タブを表示してスライドの挿入位置を指定し(スライドとスライドの間1)、 Enterキーを押すだけで新しいスライドが追加されます。

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Office 2010に対応-スライドの縦横比を変えるワザ

スライドの縦横比を変えるワザ

PowerPoint 2013では、起動時に新規でプレゼンテーションを作成すると、ワイド画面に対応した16:９に設定されます(2010では４：3)。スライドショー時は16：９でもよいのですが、通常の提案書として印刷する場合などは、標準の４：３で作成したものを利用することが多いでしょう。注意したいのは、いったん作成したプレゼンテーションの縦横比を変更してしまうと、レイアウトが崩れてしまう点です。作成する前に用途を確認し縦横比を決定してから作成することをお勧めします。

スライドの向きを変更するには

Office 2010PowerPointのスライドは横長が基本ですが、向きを変更して縦にすることもできます。まず､[デザイン]タブの[スライドのサイズ]→[ユーザー設定のスライドのサイズ]を選択(2010では[デザイン]タブの[ページ設定]をクリック)します。[印刷の向き]の[スライド]で[縦]を選択すると、向きを変更できます1。なお、このダイアログボックスを利用すると、任意の大きさでスライドサイズを指定できます。

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Office 2010に対応-スライドのデザインを決めて作成しよう

スライドのデザインを決めて作成しよう

PowerPoint 2013では、起動時にスライドデザインのテーマを決めて新規のプレゼンテーションを作成できます(2010では[ファイル]タプの[新規作成]をクリックすると[Office.comテンプレート]が出ます)。初期画面で選べるデザインはあまり多くありませんが、検索ボックスを利用すればオンラインから検索できます。また、最近使ったファイルはスタート画面の下一覧(2010では[ファイル]タプの[最近使用したファイルDに表示されるので、クリックひとつで素早く開けます。さらに、会社のオリジナルテンプレートなどは[他のプレゼンテーションを開く](2010では[マイテンブレート])をクリックして選びます。

どんなストーリーで作成したらよいかわからないときは?

Office 2010 PowerPoint 資料をゼロから作る作業は大変。こんな時は、PowerPointのスタート画面で、オンラインのテンプレートやテーマから、アイデアを探しましょう。キーワード検索後、下に表示されたカテゴリの一覧からイメージに合わせた項目を選ぶと1、テーマや内容が盛り込まれたデザインの一覧が表示されます2。デザインを選んで[作成]ボタンをクリックすると、タイトルや目次などを含めストーリー性のあるスライドが自動で作成されます。不要なスライドもありますが、ストーリーのアイデアは参考になります。

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Office 2010に対応グラフィカルな分析ツールを活用しよう

グラフィカルな分析ツールを活用しよう

ビジネスデータを分析するときに、数値だけを見ていても直感的にわかりづらいものです。 Office2010Excelにはデータの概要を視覚的にわかりやすく見せてくれる分析ツールが用意されています。「データバー」や「カラースケール」、「アイコンセット」を利用すると、数値
の入ったセルの大きさに合わせたバーや色アイコンがセル内に表示されます。また、｢スパークライン｣を挿入すると、セルの中に簡単なグラフを作成できます。本格的なグラフを作成する前に、簡単にデータを確認して、効率的に分析を行いましょう。

データバーでわかりやすく

スパークラインでデータの傾向を確認する

スパークラインツール

スパークラインを挿入したセルを選択すると、リボンに[スパークラインツール]の[デザイン]タプ1が表示されます。このタプからグラフの種類を変更したり2、スタイルを変更したりすることができます3。また、[軸]ボタンから、縦軸の最小値と最大値を[すべてのスパークラインで同じ値]を選択すると4、各行の縦軸の値を揃えることができ、お互いの列の大きさをスパークラインで比較することができます。

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Office 2010に対応ピボットテーブルでカンタン｢クロス｣集計

ピボットテーブルでカンタン｢クロス｣集計

複数の項目からなるデータを、いろいろな視点から見たり、分析したりするときに使うツールが｢ピボットテーブル｣です。一般的な使われ方は｢クロス集計｣と呼ばれる、たとえば、売上表を分析するときに、商品別の売上や月別の売上といった１つの項目ごとに売上を見るのではなく、商品別の月ごとの売上のように、２つの項目に同時に着目して分析する方法です。ピボットテーブルを利用すると、マウス操作だけで簡単にクロス集計ができ、それぞれの項目の関連性を分析することができます。
　
　基になるテーブル/表の設定

ピボットテーブルの作成

グループ化する

スライサーとタイムラインで絞り込む

ピボットテーブルを見やすくする

ピボットグラフを挿入

ピボットテーブルの作成に迷ったら(2013のみ)

多くの項目名が含まれているときや慣れないときには、ピボットテーブルは難しそうに見えて、どのように項目を選択してよいか迷うこともあります。そのようなときにはExcel 2013から新しく追加された[挿入]タブの[おすすめピボットテーブル]1を使つてみましょう。データの内容から、自動的にピボットテーブルの候補を作成してくれるので、マウスで選択するだけです2。もちろん、後から修正もできます。

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Office 2010に対応-ﾌィルターよりも複雑な条件を設定してみよう

ﾌィルターよりも複雑な条件を設定してみよう

フィルターは抽出が簡単にできる便利な機能ですが、単純な条件でしか抽出ができません。複数の項目でOR条件も含まれている場合、たとえば、「支店が広島で商品名が液晶テレビ、または支店が大阪で金額が50万以上｣の抽出のような場合は、｢フィルターオプション｣を利用します。どのような複雑な条件でもこの方法で抽出できるので、しっかりと理解しておきましょう。

抽出条件の書き方ルール

抽出条件の書き方は他の関数でも利用することができるので覚えておくと便利です。まず、行見出しを抽出する表からコピーしておきます。その下の行から抽出条件を記述していきます。途中に空行があるとうまく抽出できませんので注意してください。基本は、同じ行に入力した条件はＡＮＤ条件、行が違うとOR条件となります。例えば、個数が10以上で、支店が広島または東京または博多の場合は1のようになります。

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