データ処理に関して、ExcelとAccessの選択
マイクロソフト社は2つのデータ処理ソフトウェア、ExcelとAccessを提供しています。その仕組みが異なり、…
Office 2010に対応-Wordの基本画面を見てみよう
Word 2010の画面を構成する各部の名称と､その役割を見ていきましょう｡特にポイントとなるのは、office独特の｢リボンユーザーインターフェイス｣です。
タイトルバー･クイックアクセスツールバー
[クイックアクセスツールバー]は、利用頻度の高いボタンをまとめたツールバーです､[タイトルバー]には、文書の名称が表示されます。
リボン・タブ・グループ
旧来のWordのメニューに変わるのが［リボン］です。リボンには使用目的に沿って構成された［タブ］が用意されています。それぞれの［タプ］の中は、いくつかの［グループ］に分類されています。
タブが追加された
ファイルの保存や印刷など、旧来のWordで［ファイル］メニュー（Word2007では［Microsoft Office］ボタン）から実行していた操作の多くは【ファイル】タブから実行可能になりました。
ステータスバー・スクロールバー
画面下の［ステータスバー］には、カーソルのあるページや行数などの情報が表示される他、表示方法を変更するためのボタン、表示倍率を変更する［ズーム］があります.また、［スクロールバー］には、表示範囲を移動するための機能が用意されています。
カーソル・ポインタ画面の白い部分は、文字を入力、画像を挿入などして文書を作成するスペースです。点滅する黒い棒は［カーソル］といい、カーソルのある位置に文字が入力されます。マウスの動きに合わせて移動する［ポインタ］は、タプやボタンのクリック、文字の選択などに利用します。なお、ポインタの形は操作の状況によって変化します。
必要に応じて表示されるツールがある文字列を選択すると､半透明の｢ミニツールバー｣が表示されます。すばやく書式を設定するのに役立つ機能です。また、タブの中にも選択している文字やアイテムによって､その時
だけ表示されるものがあります｡このように必要なものだけを表示することで、より効率的な作業が可能となるよう工夫されているのです。
Office 2010に対応-Wordを起動・終了するには
Wordを起動･終了する方法をマスターしましょう。方法はいくつかありますが、ここではもっとも一般的な方法をメインに紹介します。[すべてのプログラム]を選択するさっそくWordを起動してみましょう。[スタート]ボタンをクリックし､[すべてのプログラム]を選択します。
本書では新OSを利用本書では、新しいOS[windows 7](Home premiumバージョン)を利用し
た場合のWord 2010の利用方法を紹介しています。別バージョンのOSを利用している場合は丿日来と同じ方法で起動できます。
[MicrosoftOffice Word2010]を選択する表示されるプログラムの一覧から[Microsoft Office]を選択し、表示される項目の中から[Microsoft Office Word 2010]を選択します。ﾗイセンス認証が必要となるWordを最初に起動すると、［ライセンス認証ウィザード］が表示されます。これはOfficeを使用するのに必要な手続きです。今すぐにでなくても必ず行いましょう。
Wordが起動したWordが起動し、新規文書の作成画面が開きます。
[ブライバシーオブション]が表示されるWordの初回起勣時に[プライバシーオ
プション]が表示されたら、利用したいオプションにチェックを付けましょう。ど
の項目の利用も任意ですが、[オンラインヘルプの参照]と[更新プログラムの確
認]は利用するようおすすめします。Wordを終了する続いてWordの終了方法を見て
みましょう。［ファイル］タブをクリックし、［終了］をクリックすれば終了できます。
[閉じる]ボタンでも終了できるウィンドウ右上にある［閉じる］ボタンをクリックしても、Wordを終了することができます。終了前は保存を忘れずに作成した文書を保存せずにWordを終了すると､文書は失われてしまいます。保存せずに終了の操作を行うと､保存を促
す図のメッセージが表示されるので、［保存］ボタンをクリックして保存を行いましょう。詳しい保存方法はSection 06を参照してください。
Office 2010に対応-Wordつてどんなソフト?
Wordは多彩な機能を備えたワープロソフトです。 Wordの機能を利用して作成できる文書、特徴などを見てみましょう。Wordならこんな文書が作成できるWordは文書作成ソフトです。文字サイズや色の変更など、文字に関する書式設定はもちろん、細かなレイアウトの指定、イラストや写真の挿入も可能です。完成度の高い文書が簡単に作成できます。hintデータ共有でさらに便利!Excelで作成した表やグラフを文書に含める､Outlookのアドレス帳を使って宛て名書きをするなど､ほかのOfficeアプリケーションとのデータの共有でより効率的な作業も可能となっています。
見やすいインターフェイスで簡単かつ効果的Word 2007で導入されたリボンユーザーインターフェイスにより、利用可能な機能の把握、実行がスムーズに行えます。豊富な機能を無駄なく利用できるよう工夫されています。ファイルに対する操作は新登場のビューでWord 2010で追加された[ファイル]タプをクリックすると表示される(MicfosoftOffice Backstageビュー｣に、保存や印刷、共有といったファイルに対する操作がまとめられています。ハガキなどのひな形
も豊富ハガキをはじめ､ビジネス文書、チラシなどさまざまなひな形が容易され、手早くそれらの文書を作成できます。特にハガキの作成は、プライベートでWordを利用するユーザーにも活用度の高い機mです。
Officeの動作環境Office 2010を利用するには､下表の環境が必要です。
Office 2010に対応-Webに保存して 出先でファイルを活用
マイクロソフトが用意する無料のオンラインスペース「OneDrive」を使うと、ネットワーク上にファイルを保存して、出張先や営業先でも簡単に自分のファイルを利用できます。ＯｎｅＤriｖｅはＷｏrdやEｘｃｅｌから直接利用することもできますが、InternetExplorerなどのWebブラウザーからも利用できます。 OneDriveに保存しておくと、WordやEｘｃｅｌがインストールされていないパソコンからでも｢Office Web Apps｣を利用して、Webブラウザーで閲覧や編集ができ、とても便利です。
OneDriveを利用するにはOneDriveを利用するには、Microsoftアカウントを取得する必要があります。MicrosoftアカウントはWebサイトから無料で取得でき、取得すると15GBのneDriveが利用できるようになります(容量は2014年６月発表)。Microsoftアカウントを取得後に、Word 2013やExcel2013の画面右上からサインインしておくと、直接OneDriveに保存ができるようになります。2010の場合は、[ファイル]タブの[保存と送信]から[Webに保存]を選択した後にサインインしてOneDriveに保存します。
Office 2010に対応-社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし
新規でファイルを作成するときに、テンプレートを利用すると、簡単な変更だけでファイルが完成し、とても便利です。テンブレートはあらかじめ用意されているものだけでなく、会社内や部署内で利用するひな形のファイルもテンブレートとして保存することができます。共通に使っている形式ファイルは、テンブレートとして保存して、作業効率を向上させましよう。
オリジナルのテンプレートを共有するには部署内で統一されたWord文書は、オリジナルのテンプレートを共有しておけば、変更があったときでも、テンプレートを直すだけで済みます。まず、ネットワークを通して共有して利用できるフォルダーを作り、そこにテンプレートファイルを保存します。その後、[ファイル]タブの[オプション]でダイアログボックスを開き、[詳細設定]の[全般]グループの[ファイルの場所]ボタンをクリックして[既定のフォルダー]ダイアログボックスを表示します。[ワークグループテンブレート]を選択し、[変更]ボタンから、共有して利用するフォルダを指定します。
Office 2010に対応-今やビジネスのスタンダード、 ＰＤＦファイルの作成
制作したファイルを編集されないように閲覧目的で送るときにはＰＤＦ形式にしましよう。PDF形式だと、表示や印刷の状態が常に同じになるため、ＯＳやパソコン、プリンターのなどの環境が違っていても、まったく同じ状態で閲覧することができます。そのため、業務用の印刷物やWeb上のパンフレットなど、多くのビジネスシーンで利用されています。
ページの範囲を指定するにはＰＤＦとして保存するときのページを指定するときには、保存する前に[オプション]ボタンから表示されるダイアログで行います。また、このダイアログではPDFの中にプロパティなどを含めるかどうかや、パスワードで暗号化するなどのオプションも選択できます。
Office 2010に対応-アプリ間の連携では ｢貼り付け｣方の違いにご注意!
Excelで作成したグラフをＷｏrdに見栄えよく貼り付けるというように、各アプリの得意なとを連携させて１つのファイルを作成すると効率的です。このとき、貼り付ける方法が大きくつあることはご存知ですか？普通の｢貼り付け｣はコピーを作って埋め込むのに対して、｢リンク貼り付け｣では貼り付け元からリンクを張るため、元データを変更すると、貼り付け先データも自動的に変更されます。
リンク貼り付けで貼り付け元がなくなったらリンク貼り付けで、貼り付け元のファイルを移動させると､貼り付け先でエラーとなってしまいます。そのようなときは、[ファイル]タブの[情報]を選択し、右下の[ファイルへのリンクの編集]をクリックすると、表示されるダイアログから設定を修正できます。
Office 2010に対応-ファイルを共有しよう
ビジネスシーンでは、会議資料を事前に配布するなど、作成したOfficeファイルを他のユーザーと共有することも多いものです。
Microsoft Officeには、メール送信やオンラインストレージへの保存など、さまざまなファイル共有方法が用意されていますので、是非活用してください。
ファイルの共有方法について
ファイルの共有には以下の方法があります。
Office 2010に対応-ファイルに潜む個人情報は｢ドキュメント検査｣で漏洩ストップ
ファイルをメールなどで配布したり、USBで渡したりと、他のユーザーと共有する場合には、ファイルに保存されている非表示の
データや個人情報に注意してください。ファイルを共有する前に、公開したくない情報を「ドキュメント検査」でチェックして、削除し
ておくことをおすすめします。
Office削除したプロパティを新たに入力するには?
ドキュメント検査によって削除したファイルのプロパティは、再入力することができます。[ファイル]タブから[情報]を選択し1、[プロパティ]の表示画面で、タイトルや作成者などを入力します2。
