Wordには、文書の配置を整えるための｢ルーラー｣が用意されています。初期状態では表示されていませんが、文書の配置を正確に行うためにルーラーを有効活用して、Ｗｏrdの神様の仲間入りを果たしてください！ ルーラーで各種設定を行えますが、ここでは、ルーラーの表示/非表示と、さまざまなインデント機能も見ていきましょう。また、余白の設定もルーラーで行うことができます。
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文章のアタマの字下げにスペースを使ってしまうと、行によって微妙なズレが生じてしまうなど、正確な字下げを行うことができません。また、複数行に渡る段落の２行目以降を字下げすることもできません。しかし、「インデント｣機能を使って字下げを行えば、このような問題が一気に解消されます。なおインデントは段落ごとに設定されるため、字下げしたい段落をすべて選択しておく必要があります。
字下げの幅を細かく設定することもできます。[ホーム]タプにある[段落]グループの右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックし、表示されるダイアログボックスの[インデントと行間隔]タプで、[左]の値を指定します1。なお、その他のインデント機能については次ページで詳しく解説します。
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ビジネス文書では、物事を分かりやすく、明確に伝えるために、箇条書きが多用されます。箇条書きのアタマの記号は｢行頭文字｣と呼ばれ、さまざまな記号を利用できます。イメージにあった行頭文字を選択することで、読みやすく、見栄えのよい文書を作成しましょう。
一覧にない行頭文字を設定することもできます。箇条書きにしたい段落を選択し、[ホーム]タプにある[箇条書き]ボタン右側の▼をクリックして、[新しい行頭文字の定義]を選択します。表示されたダイアログボックスで、記号または図を選択し1、書式を設定します2。
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行の間隔を変えるだけで、文書の読みやすさは格段に変わります。初期状態は、ページ設
定で｢行送り｣として指定されている｢1行｣ですが、これを1.5倍の｢1.5行｣などに変更し、文章量に応じた行間調整を行いましよう(文章量によっては｢1.15｣も読みやすい)。なお、行間は段落ごとに設定されるため、調整したい段落をすべて選択しておく必要があります。
行間の調整を細かく行うには、[ホーム]タブの[行と段落の間隔]ボタンをクリックし、メニューから[行間のオプション]を選択します。表示されたダイアログボックスで行間を指定します1。なお、[固定値]では、フォントサイズに関わらず行間が固定されます。[最小値]では、指定した値が行間の下限となり、フォントサイズの大きい文字が入力されると、それに応じて行間が広がります。[倍数]では１行の何倍分の行間とするかを指定します。
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文字列の字体、サイズ、色などの書式を統一すると、見やすい文書が作成できます。一蔓設定した書式と同じ書式を利用する場合も多くなるため、［書式のコピー/貼り付け］ボタンで書式をコピーし、効率よく文書作成を行いましょう。
複数個所に連続して書式をコピーしたいときには、コピー元の文字列を選択し1、[書式のコピー／貼り付け]ボタンをダブルクリックすると2、[書式のコピー/貼り付け]モードが解除されるまで、何回でも書式をコピーすることができます3。解除するにはEseキーを押します。
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どんな文書でも、タイトルは目立たせる必要があります。いくつかの方法がありますが、まずはフォント設定を変更することで目立たせてみましょう。フォント(字体)だけでなく、サイズ、色、太さなどさまざまな要素を変更できます。
設定したい文字列を選択し、[ホーム]タブにある[フォント]グループの各ボタンを利用
して自由自在に設定が行えるようにしましょう。
![[ホーム]タブにある[フォント]グループ上段のボタン群](https://office-kakaku.com/wp-content/uploads/2015/11/20151112102638.png)
1[フォント]ボックスの▼をクリックして字体を設定
2[フォントサイズ]ボックスの▼をクリック してサイズを設定
3[フォントサイズの拡大・縮小]ボタンで文 字の大きさを少しずつ拡大･縮小
4[文字種の変換]ボタンで文字の種類を大 文字や小文字などに変更
5[すべての書式をクリア]ボタンで選択した範囲の書式をすべてクリア
6[ルビ]ボタンで文字にふりがなを振る
7[囲み線]ボタンで文字や文を線囲みする
文字列を選択すると右上に表示される、ミニツールバー1を利用すれば、フォント、サイズ、色などを素早く設定することができます。ミニツールバーは、カーソルを移動させてしまうと消えてしまうため、再度表示させたいときは、文字列を選択し直しましょう。
![[ホーム]タブにある[フォント]グループ下段のボタン群](https://office-kakaku.com/wp-content/uploads/2015/11/20151112101843.png)
1[太字]ボタンで太字にする
2[斜体]ボタンで斜体にする
3[下線]ボタンで下線を引く。右側の▼から線種を選択もできる
4[取り消し線]ボタンで取り消し線を引く
5[下付き][上付き]ボタンで行の上下に小さな文字を配置
6[文字の効果と体裁]ボタンで文字の効果を適用
7[蛍光ペンの色]ボタンで文字列を目立たせる。右側の▼から色を選択できる
8[フォントの色]ボタンで色を付ける。右側の▼から色を選択できる
9[文字の網掛け]ボタンで背景を網掛けにする
10[囲い文字]ボタンで文字を円や四角で囲む
フォント書式を一括で設定することもできます。[ホーム]タブにある[フォント]グループの右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックして[フォント]ダイアログボックスを表示し1、[フォント]タブでさまざまな要素を設定します2。
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段落番号を｢3｣から始めたいときなどには、開始番号を変更することができます。番号を振りたい段落を選択し、[ホーム]タブにある[段落記号]ボタン右側の▼をクリックすると表示されるメニューから[番号の設定]を選択します。[番号の設定]ダイアログボックスで開始番号を指定します1.
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IMEの予測変換の初期設定では、３文字以上の入力が行われたタイミングで予測変換候補が表示されます。このタイミングを変更するには、まず、日本語入力がオンの状態で、ショートカットキーCtrl十F10を押し、表示されたメニューから[プロパティ]を選択します。続いて、表示されたダイアログボックスの[詳細設定]ボタンをクリックし、[予測入力]タブの[予測候補を表示するまでの文字数]を変更します1。
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社外に向けて発信するビジネス文書では、時候の挨拶や、日ごろの感謝の言葉をあいさつ文として入力します。あいさつ文は定型的なパターンが決まっており、ウィザードを使えば、相手に対して失礼のない文章を、簡単な操作で入力できます。
よく使うテンプレートや文書ファイルは、履歴の影響を受けて消えてしまわないように、ファイル名にカーソルを合わせると表示される[固定]ボタンをクリックして1、“ピン止め”しておきましょう。ピン止めしたファイルのピンの形がに変わり、リストの上位に常に表示されるようになります。
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