Office 2010に対応-Webに保存して 出先でファイルを活用

マイクロソフトが用意する無料のオンラインスペース「OneDrive」を使うと、ネットワーク上にファイルを保存して、出張先や営業先でも簡単に自分のファイルを利用できます。OneDriveはWordやExcelから直接利用することもできますが、InternetExplorerなどのWebブラウザーからも利用できます。 OneDriveに保存しておくと、WordやExcelがインストールされていないパソコンからでも「Office Web Apps」を利用して、Webブラウザーで閲覧や編集ができ、とても便利です。

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

OneDriveを利用するにはOneDriveを利用するには、Microsoftアカウントを取得する必要があります。MicrosoftアカウントはWebサイトから無料で取得でき、取得すると15GBのneDriveが利用できるようになります(容量は2014年6月発表)。Microsoftアカウントを取得後に、Word 2013やExcel2013の画面右上からサインインしておくと、直接OneDriveに保存ができるようになります。2010の場合は、[ファイル]タブの[保存と送信]から[Webに保存]を選択した後にサインインしてOneDriveに保存します。

Webに保存して 出先でファイルを活用

Office 2010に対応-社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

新規でファイルを作成するときに、テンプレートを利用すると、簡単な変更だけでファイルが完成し、とても便利です。テンブレートはあらかじめ用意されているものだけでなく、会社内や部署内で利用するひな形のファイルもテンブレートとして保存することができます。共通に使っている形式ファイルは、テンブレートとして保存して、作業効率を向上させましよう。

社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

 

オリジナルのテンプレートを共有するには部署内で統一されたWord文書は、オリジナルのテンプレートを共有しておけば、変更があったときでも、テンプレートを直すだけで済みます。まず、ネットワークを通して共有して利用できるフォルダーを作り、そこにテンプレートファイルを保存します。その後、[ファイル]タブの[オプション]でダイアログボックスを開き、[詳細設定]の[全般]グループの[ファイルの場所]ボタンをクリックして[既定のフォルダー]ダイアログボックスを表示します。[ワークグループテンブレート]を選択し、[変更]ボタンから、共有して利用するフォルダを指定します。

社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

Office 2010に対応-今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

制作したファイルを編集されないように閲覧目的で送るときにはPDF形式にしましよう。PDF形式だと、表示や印刷の状態が常に同じになるため、OSやパソコン、プリンターのなどの環境が違っていても、まったく同じ状態で閲覧することができます。そのため、業務用の印刷物やWeb上のパンフレットなど、多くのビジネスシーンで利用されています。

 

今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

 

ページの範囲を指定するにはPDFとして保存するときのページを指定するときには、保存する前に[オプション]ボタンから表示されるダイアログで行います。また、このダイアログではPDFの中にプロパティなどを含めるかどうかや、パスワードで暗号化するなどのオプションも選択できます。

 

今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

Office 2010に対応-アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

Excelで作成したグラフをWordに見栄えよく貼り付けるというように、各アプリの得意なとを連携させて1つのファイルを作成すると効率的です。このとき、貼り付ける方法が大きくつあることはご存知ですか?普通の「貼り付け」はコピーを作って埋め込むのに対して、「リンク貼り付け」では貼り付け元からリンクを張るため、元データを変更すると、貼り付け先データも自動的に変更されます。

 

アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

 

リンク貼り付けで貼り付け元がなくなったらリンク貼り付けで、貼り付け元のファイルを移動させると、貼り付け先でエラーとなってしまいます。そのようなときは、[ファイル]タブの[情報]を選択し、右下の[ファイルへのリンクの編集]をクリックすると、表示されるダイアログから設定を修正できます。

 

アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

Office 2010に対応-ファイルを共有しよう

ビジネスシーンでは、会議資料を事前に配布するなど、作成したOfficeファイルを他のユーザーと共有することも多いものです。
Microsoft Officeには、メール送信やオンラインストレージへの保存など、さまざまなファイル共有方法が用意されていますので、是非活用してください。

 

ファイルを共有しよう

ファイルの共有方法について

ファイルの共有には以下の方法があります。

 

ファイルを共有しよう