マイクロソフト社は2つのデータ処理ソフトウェア、ExcelとAccessを提供しています。その仕組みが異なり、それぞれの方式でデータを処理していますが、スムーズに併用できます。
日常作業において、Excelは最も頻繁に使用され、主にスプレッドシートと財務書等に用いられます。Accessはデータベース・アプリです。大量の情報の保存と処理に用いられます。その操作の複雑性はExcelを遥かに超えます。一般人はあまりAccessを使用しません。
Accessのデータ処理機能はかなり複雑なので、企業の大量データの処理に向きます。Office 2016の商品明細リストにおいてOffice Home & BusinessとOffice PersonalはAccessを含みません。また旧バージョンのOffice 2010とOffice 2013において、Professional版にのみAccessが入っています。
Microsoft Excel
Excelは常用アプリとして、大量の公式・関数以外、情報分析とデータ・資料・グラフの作成等にも用いられます。ExcelやWord等はOfficeのベーシック・アプリなので、ローエンドのOffice personalにもExcelが入っています。
Word、ExcelやPowerPoint等のアプリはOfficeの基本構成であり、それぞれのアプリは単独購入可能です。単独購入の価格はそれぞれ15,984円です。例えば、お仕事でテーブル処理のみを必要とする場合、Excelのみを購入するほうは経済的です。
またMicrosoft社はオンライン版のOffice Onlineも提供しています。無料でMicrosoft WordとExcelを使用できます。Microsoftアカウントを登録すれば、ダウンロードしてインストールしなくてもExcelを利用できます。
Excelはデータベース・アプリではないが、データ保存とデータ関連の問題解決に幅広く運用されています。Accessの関連知識のない使用者に向きます。
Microsoft Access
Microsoft Accessは機能の専門性がExcelを遥かに超えており、Accessを通じて高水準なデータベースを構築できます。
マイクロソフト社の公式サイトには、旧バージョンのAccess 2010とAccess 2013は撤去されて販売中止となっており、旧バージョンのAccessを利用するには、第三者の販売サイトから購入する必要があります。新バージョンのAccess 2016はデスクトップのアプリ・データベースの構築のみならず、ブラウザに基づくデータアプリを速やかに作成することもできます。更に、ご利用のデータは自動でSQLデータベースに保存され、Excelに比べてデータの安全性が更に高く、また同時作業と共有にも対応しています。
Access 2016のみを購入する場合、非常に高価になります。Officeを購入する前、Accessの必要性をぜひ考えてください。Accessを含むOfficeを購入しても単独購入しても、その価格は決して安くありません。当然、Accessを必要とする場合、Accessを含むOfficeのほうは経済的と考えられます。新バージョンのOfficeにおいて、Accessを含むバージョンは
1.Office Premium
2.Office 365
3.Office Processional
4.Office 2016 Academic
上記バージョンのOfficeはいずれもAccessを含みます。バージョンに応じて、以下、Access 2016をより安い価格で購入する方法を説明します。
完全なるOfficeを購入
Office Premium
Office PremiumはPCにプレインストールされるOfficeです。一部のPCメーカーは出荷前にOffice Premiumをインストールしているが、市販品がありません。Office PremiumとOEM版のOfficeは異なります。Office Premiumは永続利用可能で、いつでも無料で新バージョンのOfficeにバージョンアップできます。また一年間のOffice 365クラウドサービスが無料でついています。一方、OEM版のOfficeは最新のOfficeにバージョンアップできません。現時点では、Office Premiumは3つのバージョン、すなわちOffice Personal Premium、Office Home & Business PremiumとOffice Professional Premiumに分けられます。3つのバージョンのうち、Professional PremiumのみはAccessを含み、またその全てのアプリは永続利用可能です。
Office Professional 2016
Office 2016はWindowsとMac両方に対応するが、Access 2016はWindowsのProfessionalに限ります。いずれにせよ、Office 2016の価格は最も高いのです。Office 2016の詳しい情報に関して、以下の記事をご覧ください
『最安価格で自分に合ったoffice 2016を購入する方法』
Access for Macが開発されていない理由を以下に詳しく説明します。
Office Academic
一般人はアカデミー版のOfficeを購入できません。このバージョンは教育関係者と学生のみを対象とします。アカデミー版のアプリはProfessionalと同じくAccess 2016を含みます。アカデミー版Officeの詳しい情報は、以下の記事をご覧ください
『Office アカデミー版の価格【学割•購入条件•購入方法】』
Mac Office
なぜOffice for MacにAccessがないのでしょうか？マイクロソフト社がわざと提供しないわけではなく、実はWindows版のOfficeでも、プロフェッショナル版以上のOfficeのみにAccessがあり、ほかのバージョンはAccessを含みません。一方、Office for Macに関して、マイクロソフト社はHone and BusinessとHome and Studentを発表しているが、残念ながらいずれもAccessを含みません。
単独でAccess或いはExcelを購入
一部のローエンドのOfficeにAccessが入っておらず、例えば、Office PersonalはWord、ExcelとOutlookのみを含み、その価格が¥32,184です。Accessを利用するには、¥15,984で別途購入する必要があります。別々に購入するのは、Office Professionalの価格より遥かに安いのです。最新のOffice 2016 Professionalの価格は64,584円です。
Web版のOffice Onlineを通じて無料でWordやExcel等のアプリを利用できます。Office Onlineは機能が制限されているが、基本的な文書編集とテーブル処理を実現できます。Office Onlineにご興味があれば、下記の記事をご覧ください
『無料でMicrosoft WordとExcelを使用』
Officeのサブスクリプション
Office 365は年間と月間サブスクリプションに分けられ、Officeの全てのアプリを含みます。1人のユーザあたり5台までの設備にインストールできます。Office 365のポジショニングは、更に低価格でしっかりしたサービスとOfficeをユーザに届けることです。
Office 365 Soloは2台までのWindows PCとMacにインストールできます。サブスクリプション料金は¥12,744/一年間或いは¥1,274/一ヶ月となっています。利用期間中にサブスクリプションをいつでも取消できます。Office 365 Soloは1ヶ月の無料トライアルを提供しており、当然、Access 2016の新機能も体験できます。
Office 365 Businessは1人のユーザあたり5台までのMac、Windows PCとモバイル端末にインストール可能です。サブスクリプション料金は¥900/一年間或いは¥1,080/一ヶ月となっています。
Office 365のサブスクリプションによりWindows PCでAccess 2016を利用できます。現時点ではMacにはインストールできません。AccessとPublisherはMacに対応していませんから。
その他データ処理ソフトウェア
MacにおいてFileMakerというデータ処理ソフトはよく使われています。FileMakerはマルチプラットフォームに対応し、Windows、MacとiOSに対応します。FileMakerの価格はユーザの使用量次第で、その価格（少なくとも5人のユーザ）は年間¥96,000、或いは月間¥8,000となっています。Accessの価格より遥かに高いと言えます。しかし、FileMakerのほうは使いやすいと言われています。
データベース管理ソフトウェアで業務システムを構築するには、必然的に多くのエンジニアと協力しなければなりません。この点から言えば、Microsoft Accessはシステム構築の最優先選択として、開発が安定化し、維持と管理も非常に簡単です。