Office 2010に対応フィルターを駆使してデータを抽出しよう  

フィルターを駆使してデータを抽出しよう

特定の顧客のデータに注目したり、売り上げが上位5位までの商品を選んで詳細を調査
したりなど、より詳細な分析のためには、特定のデータから目的のデータだけをまず抽出
する必要があります。「抽出フィルター」を利用して、大量のデータからすばやく簡単に抽
出できるスキルを身に付けましょう。

フィルターを駆使してデータを抽出しよう

とても便利な日付の抽出

月日の項目を抽出するときにも、数値の抽出と同じように、ある指定の値を基準にした抽出もできますが、それ以外にも、「来週」「今週」「先週」のような今日の日付を基準に抽出をしたり、「ある月だけ」や「今年の初めから今日まで」のようなさまざまな便利な抽出方法が用意されています1.

とても便利な日付の抽出

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Office 2010に対応-並べ替えで重要なのは「基準」です

並べ替えで重要なのは「基準」です

顧客リストを50音順に並べたり、在庫リストで在庫の多い順に並べ替えたり、並べ替えはデータを整理して見やすくするのに役立ちます。テーブルでは、見出し行の「フィルターボタン」から任意の列を基準に並べ替えを行うことができます。昇順・降順はもちろん、色やアイコンを基準にした並べ替えも可能です。

昇順・降順の並べ替え

昇順・降順の並べ替え

色の並べ替え

色の並べ替え

基準が複数ある場合の並べ替え

基準が複数ある場合の並べ替え

漢字の並べ替えの基準は?

漢字を並べ替えしようとすると同じ漢字なのに順番に並ばなかったり、思うような順番にならなかったりすることがあります。Excelでは漢字を入力したときのふりがなを記録していて、漢字の並べ替えは、そのふりがなを基準に行われています。ふりがなは[ホーム]タブの[ふりがなの表示/非表示]ボタンから1、調べたり編集したりすることができます。また、[ユーザー設定の並べ替え]ダイアログの[オプション]ボタンから2、[ふりがなを使わない]にチェックを付けると3、ふりがなではなく漢字コードの順番に並べ替えられます。

漢字の並べ替えの基準は

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Office 2010に対応-3クリックで集計結果を追加完了

3クリックで集計結果を追加完了

テーブルでは、その一番下の行に「集計行」を表示させることができます。集計行では、自分で関数を入力しなくても、合計や平均などをリストから選択するだけなので簡単です。表をテーブルにしておくと集計結果をすばやく追加でき、業務の効率化につながります。

3クリックで集計結果を追加完了

集計の列を作る

テーブルでは、列にも集計結果を表示させることができます。たとえば一番下面の空白の列を集計の列とする場合、その列のどこか1つのセルに合計などの関数や数式を入力すると、その列のすべてのセルに同じ関数や数式が自動的にコピーされます1。一度入力した数式を編集しても、自動的にその列のすべての数式が修正されるため、大きな表でも簡単に編集が行えます。

集計の列を作る

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Office 2010に対応-テーブルの形式をしっかりマスター

テーブルの形式をしっかりマスター

Excelの表は、データの管理や分析を簡単に行えるように「テーブル」と呼ばれる形式に設定することができます。表をテーブルに設定すると、行が交互に縞模様に変更され区別しやすくなり(縞模様にしないことも可能)、さらに抽出や並べ替え、合計や平均などの集計が簡単に行えるようになります。テーブルの形式を理解することが、ビジネスデータ分析の最初の一歩です。

テーブルの形式をしっかりマスター

テーブルのサイズを変更するには

テーブルとして設定した場合、そのテーブルの下または右に隣接しているセルにデータを入力すると、自動的にその行または列がテーブルに含まれ、書式や見出しがつけられます。また、テーブルの右下のセルにあるサイズ変更ハンドルをドラッグしてもテーブルのサイズを変更できます1。
また、[デザイン]タブの[テーブルのサイズ変更]からでもサイズの変更ができます。

 

テーブルのサイズを変更するには

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Office 2010に対応-引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

関数の引数として関数を使う方法を関数のネスト(入れ子)と呼びます。消費税の計算で、合計を「=SUM(引数)」関数で計算したものに8%を掛けた数式を「=INT(引数)」の引数の中に入れて整数未満切り捨てにする処理を、関数のネストを使って1つの数式で行ってみます。

引数に関数を使いたい!そんなときは関数のネスト(入れ子)

IF関数のネスト

80以上はA、50以上はB、それ以外はCのような複数の条件分岐をさせたいときに、IF関数のネストがよく使われます1。Office Excel 2013では64レベルまでのネストが可能ですが、あまりレベルが多いとかえって計算が複雑になるため、段階をわけて計算するなど、別の方法を考えたほうがよいでしょう。

IF関数のネスト

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Office 2010に対応-単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

見積書を作るときに、商品の番号とその単価の入った表を別に作っておいて、見積書に載せる単価はその表から探して表示するようにしておくと、入力ミスの心配もありません。別の表から値を探して表示させるには検索関数を利用します。検索関数は何種類かありますが,ここでは「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)」関数を利用してみます。

単価表など、別の表から値を探せる関数を使う

検索の方法とは?

完全一致の場合は「FALSE」を指定しますが、「TRUE」を指定すると、ある範囲の中から検索させることができます。例えば、料金によって割引率を変更するときのように、O円~29,999円はO%、30,000円~49,999円だと5%、50,000円以上は10%とするような場合は「TRUE」を指定します。検索する表は、1列目にそれぞれの範囲の中で最小の値を昇順に並べる必要があります1.

検索の方法とは

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Office 2010に対応-条件によって処理を変えるには「IF」もしも…

条件によって処理を変えるには「IF」もしも…

料金によって割引率を変えたり、基準値以上の場合ぱ合格”の表示をしたりするなど、ある条件によって、計算する式や表示する値を変更したいときには「=IF(論理式、真の場合、偽の場合)」関数を利用します。条件を論理式として記述し、その条件が正しいとき(真の場合)と、正しくなかったとき(偽の場合)の処理をそれぞれ引数として指定します。

条件によって処理を変えるには「IF」もしも…

値があるときだけ表示させるには

請求書などの複数行の品目のスペースに、計算式を入れておくと、品目のないところにもOが入ってしまいます。値のあるところだけ計算結果を表示させるには、=IF(品目のセル<>”≒計算式、”” )1のようにIFを利用して、品目のセルが空白でなければ、計算する、空白であれば、空白が表示されるように計算式を入力しておきます。

値があるときだけ表示させるには

操作手順Microsoft Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは激安のOffice 2010日本語版を提供し、またMS Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらに入って詳細をご覧ください。

Office 2010に対応-条件に合ったセルの個数をカウントする

条件に合ったセルの個数をカウントする

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顧客リストから住所が東京都の人の人数を数えたり、選択式のアンケートを集計したりするときに便利な関数が「=COUNTIF(範囲、検索条件)」です。この関数は、指定したセルの範囲から検索条件にあったセルの個数を計算してくれます。さらに,複数の条件を指定するときには,「=COUNTIFS(範囲1.検索条件1.範囲2.検索条件,…)」の関数も用意されています。

条件に合ったセルの個数をカウントする

COUNTIF関数の条件の書き方

COUNTIF関数の検索条件は、検索したい値の入っているセルを指定するほか、「13」のように直接数値を入力したり、「”パソコン”」と文字列を”で囲んで入力したり、「>25」のように「25より大きい」といった条件を指定したりできます。また、ワイルドカードを使ったあいまい検索も行うことができます1.例えば「*パソコン」と半角のアスタリスクnを先頭に付けると、「デスクトップパソコン」や「ノートパソコン」のような「パソコン」で終わる文字列がすべて検索されます。

COUNTIF関数の条件の書き方

Office 2010に対応-現在の日付と時刻は関数で自動入力

現在の日付と時刻は関数で自動入力

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Office2010Excelには日付や時刻の計算を行う関数もいくつか用意されています。その中でも、よく利用されている関数は、現在の日付を表示させる「=TODAYA() 」関数と、現在の日付と時刻を表示させる「=NOW()」関数でしょう。 ビジネス書類に、この関数を入力しておくと、毎回、日時を入力する必要がなく。ファイルを開いたときの日時が自動的に表示され
ます。ただし、一度確定したあとは変更されたくない日付には使えません。

現在の日付と時刻は関数で自動入力

シリアル値とは?

Office2010Excelでは、日付や時刻をシリアル値と呼ばれる連続する数値を使って計算しています。シリアル値とは1990年1月1日のO時O分O秒を1として、1日増えるごとに1ずつ増えていく数値です。そのため、シリアル値と日時を変換する関数も多数用意されています。
シリアル値は例えば41.790.77のような数値1ですが、日時の書式に変更することで、2014年5月31日18:28 2のような日時表示として表示できます。

シリアル値とは

 

Office 2010に対応-コードや番号など文字列の一部を取り出す

コードや番号など文字列の一部を取り出す

操作手順Microsoft Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は最安値のOffice 2010日本語版を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

支店コードの最初の3文字を取り出したり、~円と単位が入っているセルから単位の文字だけを取り出したりするときには、文字列操作の関数を利用します。左から指定の文字数だけ取り出すには「=LEFT(文字列、文字数)」を,右から指定の文字数だけ取り出すには「=RIGHT(文字列,文字数)」を。指定された位置から指定の文字数を取り出すには「=MID(文字列,開始位置,文字数)」を利用します。

コードや番号など文字列の一部を取り出す

文字列を結合する

別々のセルに書かれている都道府県名と住所を1つのセルに結合したり、氏名の性と名を1つのセルに結合したりするには、「=CONCATENATE(文字列1,文字列2.…)」関数を利用します。それ以外にも、関数ではありませんが、結合の演算子「&」を使って「=文字列1&文字列2」と、結合したい文字列の間に「&」を入れて結合させることもできます1。

文字列を結合する