Office 2010に対応-商品コードなどの○から始まる文字列を入力する

商品コードなどの○から始まる文字列を入力する

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セルの書式を設定していないと、入力されたデータから自動的に書式が判断されます。
そのため、Oから始まる数字を入力しようとすると、自動的に数値だと判断され、最初の
Oは表示されません。商品コードのような0から始まる数字を入力するためには、書式を
あらかじめ文字列に設定しておく必要があります。

商品コードなどの○から始まる文字列を入力する

数値の書式を文字列に設定する方法

[セルの書式設定]画面から変更する以外にも、入力する数字の先頭に「’」(シングルクォテーションマーク)を入力しても、文字列として書式が設定されます1。数式など「=」から始まる文字列を表示させるときにも利用されます。

数値の書式を文字列に設定する方法

 

Office 2010に対応-支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには

支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには

このガイダンスはOffice 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は激安のOffice 2010認証を提供し、またMS Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

連続するデータをオートフィルで入力できるのは、Excelにあらかじめ設定されている
連続データだけです。その企業独自の製造番号や、支社名など、何度も入力するデータは、
あらかじめ[ユーザー設定リスト]に登録することで、ずっと入力が楽になります。

支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには 支社名でもOK!オリジナルの連続データを作るには

設定されている連続データを確認しよう

[ユーザー設定リストの編集]画面では、あらか1.干支や第1四半期、第2四半期~なども登録されています。今まで、一つ一つ手入力していたデータも、ひょつとしたら登録されているかもしれませんので、目を通しておくとよいでしょう。

設定されている連続データを確認しよう

 

Office 2010に対応-簡単に連続データを入力したい

簡単に連続データを入力したい

業務で資料を作成していると、1.2.3…などの連続した数字や、1月1日、1月2日、…
といった連続した日付など、連続したデータを入力することはよくあります。1つずつ入
力するのではなく、セルの右下角(フィルハンドル)をドラッグすれば、簡単に連続デー
タが入力できます。この機能を「オートフィル」と呼びます。

簡単に連続データを入力したい

大量の連続データを作成するには

最初に入力する2つのデータが、たとえば「2」と「4」のように、離れた数字が入力されていると、その間隔で連続データが作られます。また、入力してあるデータが1つだけでも、Ctrlキーを押しながらオートフィルを行うことで、連続データを作成できます。また、[ホーム]タプの[フィル]から[連続データを作成]で、大量の連続データを作成することもできます。最初のデータを入力したセルを選択しておいて、方向や増分や最後の値(停止値)を設定すると1、一瞬で連続データが作成できます。

大量の連続データを作成するには

操作手順MS Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 我々は中古のOffice 2010日本語版を提供し、またOffice 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

Office 2010に対応-セルの表示はデータが「書式」という服を着ている

セルの表示はデータが「書式」という服を着ている

Excelのセルは、入力されたデータそのものと、データをどのように表示するかの書式が、1つのセルで組み合わさって1つの値に見えています。そのため、データを消しても書式は残ったままですし、同じデータでも書式を変えることで、さまざまな形に見せることができます。簡単な書式は[ホーム]タブの[数値]グループから変更できますが、より詳細な書式は[セルの書式設定]ダイアログボックスから変更できます。書式を設定して見やすい形に変更しておくことはビジネス資料の原則です。

セルの表示はデータが「書式」という服を着ている

ユーザー定義について

数値の書式の書き方の基本は「;」で区切りながら「正の数の書式」:「負の数の書式」:「Oの書式」;「文字列の書式」とそれぞれの書式を定義します。書式の記号で覚えておいたほうがよい
のは「#」と「O」。どちらも1桁の数字を表示しますが、「#」は値がなければ表示しないのに対して、「○」は必ず表示されるということ。たとえば、「5.7」という数字は、「#。##」の書式だと「5.7」ですが、と「0.00」では「5.70」となります。また、「@」は入力された文字列をそのまま
表示する記号です1.

ユーザー定義について

セルのデータと書式のイメージ図

セルのデータと書式のイメージ図

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Office 2010に対応-Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelの設定は自分の好みで変更できます。例えば、起動直後のシート数は1枚ですが、よく使う数に増やしたり、また、画面左上のクイックアクセスツールバーのボタンには、よく使うコマンドを追加できたりします。ちょっとしたことですが、自分の使いやすい形に設定を変更することで、仕事の能率を上げましょう。

Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

Excelのオプション設定で使い勝手を変更できる

オプションは一通り目を通しておく

[詳細設定]1ではEnterキーを押したときに移動する方向などを設定できます2。パソコンを引き継いだ際などに思わぬ設定になっていて戸惑うことも少なくないでしょう。そんなときに困らないように、オプションは一通り目を通しておくと、いざというときに探しやすくなります。同僚の困ったを素早く設定し直して感謝されることもあるかもしれませんよ。

オプションは一通り目を通しておく

本操作方法はOffice 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは激安のOffice 2010ライセンス認証を提供し、またOffice 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらに入って詳細をご覧ください。

Office 2010に対応-「改ページプレビュー」を使って自在に印刷領域を設定

「改ページプレビュー」を使って自在に印刷領域を設定

大きな表や、大量のデータを印刷すると、中途半端な位置でページが途切れてしまい見づらくなってしまう場合があります。例えば、部署ごとの小計行のあとに改ページされていたほうが、そのあとが空白になってしまったとしても、見やすい場合があります。そのようなときは「改ページプレビュー」を利用しましよう。改ページプレビューでは、データを見ながら、印刷するときのページに入る領域を設定することができ、大きな表や大量のデータを印刷するときの設定が簡単に行えます。

「改ページプレビュー」を使って自在に印刷領域を設定

すべてのページにタイトル行を表示する

大きな表を印刷すると、最初のページにしか行見出しが表示されないため、2ページ目以降の表が見づらくなることがあります。[ページレイアウト]タプの[印刷タイトル]ボタンから、タイトル行1で、行見出しのセル2を選択しておくと、印刷時に、すべてのページに行見出しが表示されます。

すべてのページにタイトル行を表示する   大きな表を印刷すると、最初のページにしか行見 出しが表示されないため、2ページ目以降の表が見 づらくなることがあります。[ページレイアウト]タ プの[印刷タイトル]ボタンから、タイトル行1で、 行見出しのセル2を選択しておくと、印刷時に、す べてのページに行見出しが表示されます。

操作手順Office 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは最安値のOffice 2010認証を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

 

Office 2010に対応-1行だけ2枚目にはみ出た…1ページに収めたい

1行だけ2枚目にはみ出た…1ページに収めたい

会議の資料などで印刷物を配布するときに、表が2~3行だけ2枚目にはみ出てしまったら、少し縮小してなんとか1ページに収めたいものです。しかし、フォントの大きさや列幅をちょつとずつ変更して表を1ページに収めるのはなかなか面倒です。そのような場合は、「シートを1ページに印刷」する設定を行うと、自動的に印刷範囲を1ページに収めてくれます。ただし、あまりにも多くの行数がはみ出た場合、この設定を行うと、表が小さくなりすぎて見づらくなるので、注意してください。

1行だけ2枚目にはみ出た…1ページに収めたい

印刷設定のコツ

Excelは、Wordのようにページを意識して表を作成するようにはできていません。1ページに収めることで文字が小さくなり過ぎて読みづらい表を印刷してしまうと本末転倒です。[すべての列を1ページに印刷]や[すべての行を1ページに印刷]で設定したり、[ページ設定]ダイアログ([ページレイアウト]タプにある[ページ設定]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックして表示)の[ページ]タブの[次のページ数に合わせて印刷]1から複数ページのページ数を設定したりすることで、見やすさを考えた印刷設定を行いましょう。

印刷設定のコツ

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Office 2010に対応-日付やページ番号はヘッダー/フッターで設定すべし

日付やページ番号はヘッダー/フッターで設定すべし

「ヘッダー」や「フッター」を利用すると、すべてのページに共通のデータを表示できます。ページの上部をヘッダー、下部をフッターと呼びます。ヘッダーやフッターには日付やページ番号、会社名などの情報を入れるのが一般的です。Excelでは、ヘッダーやフッターに挿入したい内容を、ボタンーつで選択できます。

日付やページ番号はヘッダー/フッターで設定すべし

ヘッダーフッターの文字はサイズや色も変えられる

ヘッダーやフッターの文字も、シートの中の文字列と同じように、サイズや色などを自由に変更できます。ヘッダーやフッターの文字列を範囲指定しておいて1、[ホーム]タブの[フォント]グループ2からサイズや色を選択します。

ヘッダーフッターの文字はサイズや色も変えられる

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Office 2010に対応-印刷する前にレイアウトを確認しよう

印刷する前にレイアウトを確認しよう

Excelでは、シートの編集画面と印刷結果が異なることがあります。例えば、編集画面ではセルの中に収まっていた文字列が、印刷してみたら、はみ出ていたり、見えなかったり…。実際にシートがどのように印刷されるかは、「印刷プレビュー」で確認できます。レイアウトを失敗したまま大きな表を印刷するのは紙の無駄です。印刷する前にきちんと確認して、ミスのない印刷を行いましょう。

印刷する前にレイアウトを確認しよう

リボンからページの設定を行う

印刷の設定はリボンの[ページレイアウト]タブ1からも行えます。[ページ設定]グループから、余白や印刷の向きなどを2、[拡大縮小印刷]グループから、拡大縮小の設定が行えます3。

リボンからページの設定を行う

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Office 2010に対応-計算式を設定するとこんなに便利

計算式を設定するとこんなに便利

計算して求められる値を、直接入力するのではなく、数式として入力しておくと、計算
する値を入力するだけで自動的に計算を行つてくれます。また、違う行に同じ計算式を入
力する場合は、オートフィルを使うと簡単に計算式をコピーすることができます。

計算式を設定するとこんなに便利

ダブルクリックでオートフィル

オートフィルでコピーするとき、下にドラッグしなくても、マウスポインターをセルの右下角(フィルハンドル)に合わせてダブルクリックすることで、隣接された左右のデータに合わせて、下まで自動的にコピーされます。大量のデータ処理をしているときには便利な機能です。

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