Office 2010に対応-とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

Office 2010日本語版よく使われる関数の、合計「=SUM(引数)」、平均「=AVERAGE(引数)」、数値の個数「=COUNT(引数)」、最大「=MAX(引数)」、最小「=MIN(引数)」は、リボンのボタンからすぐに入力できるように「オートSUM」と呼ばれるボタンが用意されています。ボタン1つでよく使われる関数を簡単に挿入できます。

とりあえずこれだけ!よく使う関数はボタン1つで入力

オートSUMボタンの引数の範囲指定

オートSUMボタンの便利なところは、引数の範囲も自動的に指定してくれるところです。ただし、指定された範囲が必ずしも正しくなるとは限らないため、必ずEnterJキーを押す前に確認しましょう。間違って指定されているときは、正しい範囲をマウスでドラッグして指定し直しましょう1。

オートSUMボタンの引数の範囲指定

本操作方法はOffice 2010 Professional Plusに適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは激安のOffice 2010日本語版を提供し、またMS Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらに入って詳細をご覧ください。

 

Office 2010に対応-関数の仕組みをしっかりマスター

関数の仕組みをしっかりマスター

関数は多くの種類がありますが、関数の形はすべて「=関数名(引数)」となっています。関数名に続いて「引数」と呼ばれる、計算するのに必要な情報を指定します。引数の数は関数によって違い、引数を必要としないものから、カンマで区切って複数の引数を必要とするものもあります。引数はセル(範囲)を指定する場合と、直接数値や文字列を入力する場合があります。

ダイアログボックスから入力する

ダイアログボックスから入力する

目的の関数の探し方①

Office2010Excelには数多くの関数が用意されているため、慣れないうちは目的の関数を見つけることもなかなか困難です。そのようなときは[関数の検索]1に目的を入力して[検索開始]2を押すと、[関数名]3に、入力した単語に関連する候補の関数が現れるので、そこから見つけることができます。

目的の関数の探し方①

関数を直接入力する

関数を直接入力する

目的の関数の探し方②

Excelでは、関数を探すためにさまざまな方法が用意されています。文字を入力すると、その文字から始まる関数がメニューとして現れる数式オートコンプリートの機能もその一つです。また、[数式]タプの[関数ライブラリ]グループには、最近使用した関数から選択できる[最近使用した関数]ボタン1や、分類別のボタン2が用意されています。

目的の関数の探し方②

操作手順Office 2010に適用し、その他バージョンのOfficeに使用する場合、操作方法と操作結果が若干異なります。 このサイトは中古のOffice 2010ダウンロード版を提供し、またMicrosoft Office 2010ダウンロードと60日トライアルも提供しております。こちらをクリックして詳細をご覧ください。

 

Office 2010に対応–セルにメモ書きできる「コメント」を活用

Office 2010 Pro Plusセルにメモ書きできる「コメント」を活用

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セルに値を入力するときに、その詳細がわかるようにしたり、他の人が見たときに、計算の意味がわかるようにしたりするなど、Excelでは指定のセルにコメントを付けることができます。データ入力を頼まれたときに、疑問に思ったセルにコメントを残しておくなど、自分へのちょっとしたメモにも利用できます。

セルにメモ書きできる「コメント」を活用

コメントを印刷したい

通常、シートを印刷してもコメントは印刷されません。コメントを含めて印刷したいときには、印刷したいセルを選択して、[校閲]タブの[コメントの表示/非表示]でコメントを表示させます。その後、[ページレイアウト]タブにある[シートのオプション]グループ右下の[ダイアログボックス起動ツール]をクリックし、[ページ設定]ダイアログを表示させ1、[シート]タプの[コメント]欄を「画像表示イメージ」に変更します2。[印刷プレビュー]ボタン3で確認すると,コメントが表示されているのがわかります。

コメントを印刷したい

 

Office 2010に対応-「○○以上のセルだけ赤に」できる条件付き書式を使いこなせ!

「○○以上のセルだけ赤に」できる条件付き書式を使いこなせ!

例えば、支店別の営業成績の中である成績よりも上のセルだけを赤い文字にするなど、「条件付き書式」を利用して、複数のセルの中から条件にあてはまるセルだけ書式を自動的に変更させて目立たせることができます。あらかじめ用意されている条件以外にも、自由に新しいルールを設定することもできます。

2より大きいセルだけを赤くする

2より大きいセルだけを赤くする

データのあるセルだけ色を付ける

データのあるセルだけ色を付ける

条件付き書式設定のほうが手動の設定より優先

条件付き書式設定と手動の書式設定の両方の設定を同じセルに行うと、条件付き書式設定のほうが優先されます。そのため、たとえば、条件付き書式設定で塗りつぶしの色が設定してある場合、[塗りつぶしの色]ボタンでは変更できません。どうしても手動では変更できない書式がある場合は、[条件付き書式]1から[ルールの管理]を確認してみましょう2。

条件付き書式設定のほうが手動の設定より優先

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Office 2010に対応-ブックの構成を変えられないように保護しよう

ブックの構成を変えられないように保護しよう

1つのブック(ファイル)に、目的別の複数のシートを用意して利用しているときに、そ
のシートの順序の変更や、追加、削除などのシートの操作を制限することができます。必
要なデータの入ったシートを削除されないように、また、順番に並んでいるシートを自由
に変更されないように、ブックの構成を保護しましよう。

ブックの構成を変えられないように保護しよう

ファイルそのものにパスワードをかける

Office 2010 Excelのファイルを開くときにパスワードを知らないと開くことができないように保護することもできます。[名前を付けて保存]ダイアログで、保存する前に、[保存]ボタンの左横の[ツール]をクリックして1、[全般オプション]を選択します。[読み取りパスワード]を設定すると2、Office 2010Excelファイルを開くときにパスワードが要求されます。

ファイルそのものにパスワードをかける

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Office 2010に対応-セルを書き換えられないようにしっかりと保護

セルを書き換えられないようにしっかりと保護

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決められた書式の見積書や領収書などでは、決まった見出しや項目、変更しない定価などのデータ、消費税の計算や合計などの計算式は変更できないようにしておき、入力するデータだけ誰でも自由に入力できるようにしておくとミスも減ります。1つのシートの中に保護するセルと変更できるセルを組み合わせて設定するときには、保護しないセルのロックを解除したあと、シートを保護します。

セルを書き換えられないようにしっかりと保護

特定の人だけ修正できるようにするには

たとえば、給与計算のシートなどで、時給のセルは経理部が、実働時間のセルは人事部がというように、部署ごとに変更できるセルの範囲を変えたいということがあります。そのようなときには、[校閲]タブの[範囲の編集を許可]1で表示されるダイアログから[新規]ボタンをクリックして、セルの範囲とその範囲のパスワードを設定して2、[シートの保護]を選択します。設定した範囲のセルは、その範囲のパスワードがわからないと変更できないようになります。

特定の人だけ修正できるようにするには

Office 2010に対応-同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

月ごとの会計処理をシートごとにわけて作成してあるときには、違うシートにある別の月の品目やデータを参照しながら、今月のシートに入力したり、修正したりしたいことがあります。シートを切り替えながら確認もできますが、そのようなときは、もう一つ同じファイルを開いて、そこに別のシートを表示させることで、同時に別のシートを見ながら操作をすることができます。

同じファイルを新しいウィンドウで開くとこんなに便利

並べたシートを同時にスクロール

同じ形式の2つのシートを見比べるときには、2つのシートを同時にスクロールさせて、見えている範囲を同じにすると効率的です。2つのファイルを開いておき、[表示]タプの[並べて比較]ボタンをクリックすると、[同時にスクロール]もクリックされます1。同時に開いているファイルが上下に並んで表示され、どちらかをスクロールさせると、もう一つも同じようにスクロールします。同じファイルでなくても構いませんし、3つ以上のファイルが開いているときには、どのファイルと比較するのか確認のダイアログボックスが表示されます。

並べたシートを同時にスクロール

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Office 2010に対応- Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

Office 2010 Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

勝手にデータを変更したり、消されたりされると困るシートは、他の人に操作されないようにシートを保護できます。パスワードを設定することもできますが、単純なミスで大切なデータが消えないように、パスワードなしの保護も使われます。逆に、修正を頼まれたのに、書き換えることができないシートは、シートの保護を確認してみましよう。

Office 2010 Excelのシートを保護、書き換えられない原因はコレかも?

パスワードがわからないときは

シートの保護は便利な機能ですが、前任者から引き継いだシートが保護されていて、パスワードがわからずに困っているという話もよく聞きます。保護されているシートで範囲選択が許可されていれば、必要なセルを選択し、コピーして、まったく別の新しいシートを用意して貼り付けるという方法で、編集できるシートにすることができます。

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Office 2010に対応-シートをまたがっても計算できる

シートをまたがっても計算できる

データが複数のシートにあるときにも、1つのシートの中で計算するのと同じように、シートを選択した後、目的のセルを選択することで、計算式に利用できます。シートをまたがって計算したときには、セル番地の指定が「’シート名’!セル番地」と、シート名が入った形で表示されます。

シートをまたがっても計算できる

同じ位置のセルをすべて足し合わせる

何十シートもあるような計算、例えば、シート別になっている20店舗の売上を、すべて足し合わせるといった場合には、シートを変えながら、1つ1つ選択することは困難です。計算するセルが、すべてのシートの同じ位置にあれば、串刺し計算が利用できます。まず、合計を計算したいセルで[ホーム]タプの[オートSUM]ボタンをクリックし、計算に使う最初のシートのセルを選択します。その後、shiftキーを押しながら、最後のシート見出しをクリックし、最後に、Ctrlキーを押しながらEnterキーを押して確定させます1。

同じ位置のセルをすべて足し合わせる

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Office 2010に対応-シートをまとめて処理するには

シートをまとめて処理するには

業務でExcelを使うときには、「東京支店」「大阪支店」・・・のように各支店の売り上げデータをシートごとにまとめたり、「1月」「2月」・・・と月ごとのスケジュールを設定したりと、複数のシートを同じ形式で利用することがあります。同じ形式のシートは、あらかじめ複数選択して、まとめて入力すれば、作業時間を減らせるだけでなく、単純なミスもなくなります。複数選択されたシートは「作業グループ」と呼ばれます。

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シートをまとめて処理するには

複数シートの選択と解除の方法

すべてのシートを作業グループにするには、シートの見出しを右クリックして、[すべてのシートを選択]を選択します1。また、連続するシートを作業グループにするには、1つ目のシートをクリックした後、最後のシートをshiftロキーを押しながらクリックすると、その間のシートがすべて作業グループとなります。
作業グループを解除するには、すべてのシートが作業シートになっている場合は、シートの見出しを右クリックして、[作業グループを解除]を選択するか、見えているシート以外のシートの見出しをクリックします。作業グループ以外のシートがあればそのシートの見出しをクリックしても解除されます。

複数シートの選択と解除の方法