Office 2010に対応-Webに保存して 出先でファイルを活用

マイクロソフトが用意する無料のオンラインスペース「OneDrive」を使うと、ネットワーク上にファイルを保存して、出張先や営業先でも簡単に自分のファイルを利用できます。OneDriveはWordやExcelから直接利用することもできますが、InternetExplorerなどのWebブラウザーからも利用できます。 OneDriveに保存しておくと、WordやExcelがインストールされていないパソコンからでも「Office Web Apps」を利用して、Webブラウザーで閲覧や編集ができ、とても便利です。

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

Webに保存して 出先でファイルを活用

 

OneDriveを利用するにはOneDriveを利用するには、Microsoftアカウントを取得する必要があります。MicrosoftアカウントはWebサイトから無料で取得でき、取得すると15GBのneDriveが利用できるようになります(容量は2014年6月発表)。Microsoftアカウントを取得後に、Word 2013やExcel2013の画面右上からサインインしておくと、直接OneDriveに保存ができるようになります。2010の場合は、[ファイル]タブの[保存と送信]から[Webに保存]を選択した後にサインインしてOneDriveに保存します。

Webに保存して 出先でファイルを活用

Office 2010に対応-社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

新規でファイルを作成するときに、テンプレートを利用すると、簡単な変更だけでファイルが完成し、とても便利です。テンブレートはあらかじめ用意されているものだけでなく、会社内や部署内で利用するひな形のファイルもテンブレートとして保存することができます。共通に使っている形式ファイルは、テンブレートとして保存して、作業効率を向上させましよう。

社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

 

オリジナルのテンプレートを共有するには部署内で統一されたWord文書は、オリジナルのテンプレートを共有しておけば、変更があったときでも、テンプレートを直すだけで済みます。まず、ネットワークを通して共有して利用できるフォルダーを作り、そこにテンプレートファイルを保存します。その後、[ファイル]タブの[オプション]でダイアログボックスを開き、[詳細設定]の[全般]グループの[ファイルの場所]ボタンをクリックして[既定のフォルダー]ダイアログボックスを表示します。[ワークグループテンブレート]を選択し、[変更]ボタンから、共有して利用するフォルダを指定します。

社内で利用するひな形は オリジナルテンプレートで保存すべし

Office 2010に対応-今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

制作したファイルを編集されないように閲覧目的で送るときにはPDF形式にしましよう。PDF形式だと、表示や印刷の状態が常に同じになるため、OSやパソコン、プリンターのなどの環境が違っていても、まったく同じ状態で閲覧することができます。そのため、業務用の印刷物やWeb上のパンフレットなど、多くのビジネスシーンで利用されています。

 

今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

 

ページの範囲を指定するにはPDFとして保存するときのページを指定するときには、保存する前に[オプション]ボタンから表示されるダイアログで行います。また、このダイアログではPDFの中にプロパティなどを含めるかどうかや、パスワードで暗号化するなどのオプションも選択できます。

 

今やビジネスのスタンダード、 PDFファイルの作成

Office 2010に対応-アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

Excelで作成したグラフをWordに見栄えよく貼り付けるというように、各アプリの得意なとを連携させて1つのファイルを作成すると効率的です。このとき、貼り付ける方法が大きくつあることはご存知ですか?普通の「貼り付け」はコピーを作って埋め込むのに対して、「リンク貼り付け」では貼り付け元からリンクを張るため、元データを変更すると、貼り付け先データも自動的に変更されます。

 

アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

 

リンク貼り付けで貼り付け元がなくなったらリンク貼り付けで、貼り付け元のファイルを移動させると、貼り付け先でエラーとなってしまいます。そのようなときは、[ファイル]タブの[情報]を選択し、右下の[ファイルへのリンクの編集]をクリックすると、表示されるダイアログから設定を修正できます。

 

アプリ間の連携では 「貼り付け」方の違いにご注意!

Office 2010に対応-ファイルを共有しよう

ビジネスシーンでは、会議資料を事前に配布するなど、作成したOfficeファイルを他のユーザーと共有することも多いものです。
Microsoft Officeには、メール送信やオンラインストレージへの保存など、さまざまなファイル共有方法が用意されていますので、是非活用してください。

 

ファイルを共有しよう

ファイルの共有方法について

ファイルの共有には以下の方法があります。

 

ファイルを共有しよう

Office 2010に対応-ファイルに潜む個人情報は「ドキュメント検査」で漏洩ストップ

ファイルをメールなどで配布したり、USBで渡したりと、他のユーザーと共有する場合には、ファイルに保存されている非表示の
データや個人情報に注意してください。ファイルを共有する前に、公開したくない情報を「ドキュメント検査」でチェックして、削除し
ておくことをおすすめします。


ファイルに潜む個人情報は「ドキュメント検査」で漏洩ストップ

Office削除したプロパティを新たに入力するには?
ドキュメント検査によって削除したファイルのプロパティは、再入力することができます。[ファイル]タブから[情報]を選択し1、[プロパティ]の表示画面で、タイトルや作成者などを入力します2。

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Office 2010に対応-パスワードと暗号化

ビジネス文書では、関係者以外が閲覧できないようにしたい場合が多くあります。このようなときは、パスワードを設定してファイルを暗号化し、保護するようにしましよう。また、WordやExcelには、それぞれの独自の保護設定もありますので、併せて覚えておくようにしましょう。パスワードと暗号化

書き込みパスワードを設定する
ここで紹介した読み取りパスワードだけでなく、ファイルの書き込みに対するパスワードを設定することもできます。[名前を付けて保存]ダイアログボックスで[ツール]をクリックし1、メニューから[全般オプション]を選択します2。
書き込みパスワードを 設定する

Office 2010に対応-スピーカービューを使いこなして 極上プレゼンを!

スピーカービューを使いこなして極上プレゼンを! (2013のみ)

PowerPoint 2013ではスライドショーの画面が一新され、「スピーカービュー」が採用されました。聴衆側のモニターには全画面でスライドショーが表示され、もう一方のモニターには発表者用の「スピーカービュー」が表示されます。発表時に役立つスピーカービューでは、現在のスライドのほかに、次のスライドやノートが表示されたり、拡大縮小やペン機能などが用意されています。

スピーカービューの表示

スピーカービューの表示

拡大表示

拡大表示

一覧表示でスライド選択

一覧表示でスライド選択

文字に蛍光ペン機能でマーカーする

[ベンとレーザーポインターツール]をクリックして1、一覧から[蛍光ペン]を選択すると2、スライドショー中に文字をドラッグしたら、蛍光ペンでなぞったようにマーカー指定されま3。特定の文字を強調したい場合に活用すると便利です。文字に蛍光ペン機能でマーカーする

 

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Office 2010に対応-グラフアニメーションは「系列別」か「項目別」か

グラフアニメーションは「系列別」か「項目別」か

グラフにアニメーションを設定した場合は、系列や項目ごとに表示できます。目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。

系列別に表示

系列別に表示 系列別に表示

項目別に表示

項目別に表示

SmartArtにアニメーションを設定する

SmartArtにアニメーションを設定する場合は、一つのオブジェクトとして表示したり、階層レベルずつ表示したりなど、SmartArtの種類によって効果のオプションを変更できます。たとえば、SmartArtにフェード効果のアニメーションを設定し1、[効果のオプション]から[レベル(一括)]を選択すると2、アニメーションの階層別に3、4の順に表示されます。[個別]を選択すると、項目ごとに表示されます。

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Office 2010に対応-スライド切り替えには動きや音を付けられる

スライド切り替えには動きや音を付けられる

スライドショー実行時にスライドが切り替わる際の効果(動きや音)を付けることがで
きます。切り替え効果はスライドごとに設定したり、複数のスライドにまとめて同じ効果
を設定したりすることができます。

スライド切り替えには動きや音を付けられる

効果の再生確認をするには

スライドに設定された効果を再生確認する方法はさまざまあります。実際のスライドショーを実行して行う方法もありますが、標準表示の状態ですばやく確認したい場合は、[画面切り替え]タプにある[プレビュー]ボタンをクリックします1.スライドベインで再生のプレビューが行われ確認ができます2。

効果の再生確認をするには

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